jueves, 22 de febrero de 2018

6 TOP TIPS FOR EXECUTIVE PAS

If you have worked for any time as a PA, then you will no doubt have eyed up those Executive PA or Executive Assistant (EA) jobs.  They are seen as a natural progression from your PA role and offer a role with more responsibility and a bigger pay packet.  But how can you set yourself up to get that Executive PA role?  Here are six tips to help.

TRAINING

There are different ways to get to the EA level.  This includes going through Executive PA Training in Manchester or a location near where you live.  You can also start in lower administrative assistant roles and work your way up, adding to your skills as you go.  This can be the slower route than getting the right training but is an option if you want to get into work immediately.  Or you can look at training that can be done alongside a role that will put you in a good position for a promotion at a later date.

BE INDISPENSABLE

It is important that you cultivate a number of skills as an assistant of any kind with an eye to moving up to an EA.  One of them is to make yourself a go-to person for a host of jobs and to ensure you are almost indispensable.  This means that you have the ability to organise employer’s life to ensure they are where they need to be at the right time, that they have the information they need and being proactive about what is required from you.  That’s the kind of skills that an EA needs.

LOOK AT SKILLS YOU MIGHT NEED

While being excellent at your current role is a big step towards getting that EA job you want, you might also want to look at the skills that might not be needed now but might be in the future.  This might be anything from mastering some software that the business uses to learning shorthand to take better, more efficient notes during meetings.  By proactively learning these skills, you are better placed to show them when needed.

SHOW YOUR PROFESSIONALISM

EAs need to be very professional in a number of ways.  They need to do their job without prompting and need to have a high level of confidentiality about the sensitive information that they come across.  You can show these skills even with less confidential information by being the person others trust, who don’t engage in office gossip or share things on social media that aren’t appropriate.

POLISH YOUR ORGANISATION SKILLS

Do you have times when you forget stuff?  Or miss out on birthdays?  These are organisation skills that you can work on yourself that will help you in your new role as an EA.  Superior organisation skills are a key part of the role and if you know that can be a potential weakness with yourself, find ways to combat this.  To do lists, planners, digital tools that help you keep track and put processes in place can all help overcome this and train yourself to be better organised.

COMMUNICATE A LOT

Communication is about more than just talking – it is about getting information across to someone in an easy to understand way.  It is also about listening to people and taking on board what they want to be able to assist them with it.  This is another important skill for an EA and one you can work on while working towards the big application.  Work on these skills in your job and at home, so that when you need them, they will be finely honed and ready to go.


miércoles, 21 de febrero de 2018

Presentes en cuerpo pero no en alma

La cultura del ‘presentismo’, uno de las mayores problemas de la empresa española, socava la productividad y la conciliación


Llega de los primeros y se va de los últimos (nunca antes de que lo haga el jefe). Siempre parece estar atareadísimo, gesticula y suele lamentarse de la enorme carga de trabajo que soporta y de la poca ayuda que recibe. Deambula por la oficina con paso nervioso y un manojo de papeles bajo el brazo, y oyéndole hablar, se diría que el futuro de la empresa recae exclusivamente sobre sus hombros. Y así se lo contará, con todo lujo de detalles, a quien quiera escucharle durante las muchas pausas para fumar o tomar café que hace a lo largo del día. Eso sí, en cuestión de productividad, sus números dejan bastante que desear. Es el retrato robot de un “presentista”, una epidemia laboral que campa por sus respetos por las organizaciones.
Presentes en cuerpo pero no en alma

Según la última encuesta sobre presentismo laboral realizada por Adecco Group, el 56% de las empresas españolas afirman haber detectado alguna práctica de esta naturaleza en su plantilla durante el año pasado. Determinados vicios fuertemente arraigados en la cultura española contribuyen al enquistamiento de este problema. “En muchas organizaciones se sigue valorando positivamente a aquel empleado que dedica más tiempo que el resto de sus compañeros y del que marca su jornada de trabajo a la realización de tareas adicionales”, lamenta Víctor Candel, socio director de Etrania. El “calentamiento de silla” se convierte, así, en deporte nacional. Una situación que se acentúa, señala Javier Blasco, director jurídico del Grupo Adecco, con la inestabilidad laboral. “Aquellos empleados que se creen más vulnerables intentan justificarse ante la empresa alargando su jornada horaria”, explica.

Horas y productividad

Pero trabajar más horas, recuerda Luis Colmenero, coach y autor de la marca Coachingümer, no equivale a trabajar mejor. Más bien al contrario. Porque “hacer lo que toca en el tiempo que toca es un indicador de que se tienen amplias competencias profesionales. En Alemania un trabajador que sale más tarde de lo que marca su horario laboral es visto como un incompetente”, asegura. Candel lo corrobora: “Si fuera cierto que un profesional cumple mejor sus objetivos por el hecho de ocupar físicamente su puesto, España no estaría a la cola de Europa en productividad por hora trabajada”, argumenta.
El impacto del presentismo no se deja notar únicamente en el rendimiento individual de quienes lo practican; todo el equipo acaba sufriendo las consecuencias. “Porque sus compañeros tienen que suplir su falta de implicación asumiendo una sobrecarga de trabajo que no les corresponde”, advierte Miguel Fresneda, socio de Woffu. Si, además, prosigue, la compañía no corrige rápidamente la situación, se corre el riesgo de que se produzca un peligroso efecto contagio. “Si el presentismo se consiente, a la larga se toma como una actitud aceptada y válida dentro de la empresa, y acaba imperando la ley del mínimo esfuerzo”.
El problema está en que no siempre resulta fácil desenmascarar a estos “escaqueadores” de cuerpo presente. Fresneda indica que las empresas grandes y los trabajos de oficina son el hábitat en el que esta especie laboral se desenvuelve más a sus anchas, “camuflados entre llamadas, correos electrónicos y reuniones”. Según la encuesta de Adecco Group, una de cada cinco empresas españolas no aplica ningún método de control del presentismo. De las que lo hacen, un 77% controla los horarios de entrada y salida, el 23% aplica restricciones al uso de Internet y el 18% limita el uso del correo electrónico.
Pero sería injusto e ingenuo cargar toda la responsabilidad de esta práctica nociva en los trabajadores. Los expertos apuntan a las propias organizaciones y a sus directivos como grandes instigadores. Eva Rimbau, profesora de la UOC, cita factores como el exceso de carga de trabajo, la falta de recursos o una mala distribución de las tareas por parte de los jefes. “Para la alta dirección y, especialmente para sus fundadores, la empresa es su vida y todas las horas que le dediquen serán pocas. Pero les cuesta entender que sus empleados no lo ven de la misma manera”, dice. De hecho, los horarios descontrolados de ciertos mandos con pocas ganas de irse a su casa temprano pueden arrastrar a sus subordinados más próximos. “Muchas veces, el jefe llega más tarde (que para eso es el jefe), y lo compensa saliendo más tarde también. Pero sus colaboradores no tienen esa prerrogativa. Ellos tienen que estar en su puesto a su hora, y, sin embargo, no se van hasta que lo hace el superior”, expone Rimbau.

Flexibilidad necesaria

¿Cómo cambiar esta tendencia? Desde diversos ámbitos se solicitan medidas que apoyen la conciliación, el teletrabajo, el trabajo por objetivos y en las que el horario laboral deje de usarse como una herramienta de control. “Hay que favorecer sistemas de flexibilidad horaria para evitar que el empleado tenga que dedicarse a tareas personales en horario de trabajo por la imposibilidad de adecuar su jornada”, reclama Javier Blasco. La tendencia, agrega, es relativizar el concepto de horario de trabajo. “Todos combinamos vida personal y laboral. Por ejemplo, el uso de los smartphones dentro o fuera del trabajo puede satisfacer tanto nuestros intereses como los de la empresa. Y también prolongar la jornada a cambio de incorporarnos más tarde o de tener mayores pausas ofrece ventajas, como la de evitar las horas punta o disponer de tiempo para practicar deporte o hacer gestiones personales en horario diurno”.
No será sencillo. Al fin y al cabo, se trata, fundamentalmente, de una cuestión cultural. Luis Colmenero: “No se logrará mientras persistan costumbres como la de contemplar los eventos y comidas de empresa como una pseudo-obligación laboral o esas continuas reuniones que terminan a horas intempestivas”. Además, concluye Rimbau, siempre habrá casos perdidos. “Adictos que solo logran sentirse realizados a través del trabajo, presentistas radicales de los que van a la oficina un sábado a ‘rematar cosas’ y creen que la empresa quedará sumida en el caos si ellos no están allí para evitarlo”.


martes, 20 de febrero de 2018

Da la cara: es 34 veces más efectivo que enviar un correo

A través del ordenador o el móvil somos menos persuasivos de lo que creemos


A pesar de la conectividad en la que vivimos y la posibilidad de contactar con inmediatez casi con cualquier habitante del mundo, resulta que hablar en persona sigue siendo la opción más eficaz cuando quieres conseguir algo. De hecho, basta con pedírselo a seis personas cara a cara para que sea igual de efectivo que enviar un correo electrónico a 200. Tanta tecnología para esto. Aún así, la mayoría de las personas tiende a pensar que enviar un correo electrónico surte más efecto. Estas son las conclusiones que muestra el estudio Ask in person: you're less persuasive than you think over email, publicado en la revista Journal of Experimental Social Psychology.
Esta investigación sirvió para demostrar que el correo electrónico no es tan eficaz como pensábamos pero los usuarios están convencidos de todo lo contrario, de que funciona mejor que hablar en persona. ¿Por qué creemos esto? Se trata de un sesgo, es decir, hemos sacado una conclusión errónea al no disponer de toda la información. Los usuarios tendemos a sobrevalorar nuestra capacidad de convencer cuando nos comunicamos por escrito —por ordenador o móvil— y subestimarla en los encuentros cara a cara.

Durante el experimento, un grupo de estudiantes debía pasar una encuesta al mismo número de personas por correo y cara a cara. Vanessa K. Bohns y sus colegas investigadores comprobaron que las peticiones en persona fueron 34 veces más eficaces que las que se enviaron por correo electrónico. Según Bohns, este hallazgo concuerda con investigaciones anteriores que demostraron este mismo punto. 
Sin embargo, los participantes pensaron que contestaría más gente a través del correo. Según explica Bohns, los participantes estaban muy convencidos de su honestidad y de lo legítimo de la acción que iban a pedir al resto con sus correos electrónicos. Por eso no se dieron cuenta de que lo más probable era que los destinatarios desconfiasen del mensaje de un extraño del que no tienen ninguna referencia. 
A esto hay que añadir que el mundo del correo electrónico está expuesto a unos fallos de seguridad que no existen en el contacto personal. Nos han enseñado que es más seguro no enviar datos, no clicar en enlaces que no conozcamos y que a veces la persona que hay al otro lado no es quien dice ser. Esta barrera de desconfianza es más fácil de saltar cuando hablas con alguien a la cara y puedes utlizar la información que percibes para decidir si te genera o no confianza. Los participantes no se dieron cuenta de lo poco fiables que sus correos podrían parecer a los demás.
"Cuando replicamos nuestros resultados en un segundo estudio, encontramos que las pistas no verbales que se transmitían cara a cara marcaban la diferencia en la forma en que las personas interpretaban la legimitidad de las peticiones", así lo explica la autora del estudio en HBR. Pero los solicitantes no habían pensado en esto. La empatía permite conectar con las emociones de la persona que tienes delante y el legunaje no verbal hace más fácil entender y elaborar una opinión que no esté sesgada. Se trata de ese feeling que te da alguien y que a través de internet se hace complicado percibir.
Entre los factores que pudieron influir se encuentra también la predisposición a responder en el momento de recibir el mensaje y la atención que le prestamos. El contacto en persona exige una respuesta inmediata, para bien o para mal, pero cuando recibes un mensaje electrónico que no esperas y que además te exige que seas proactivo y contestes a unas preguntas, lo más probable es que lo dejes para más tarde y acabes ignorándolo muy fácilmente. Además, se mezcla con el resto de correos que recibes ese mismo día, probablemente más prioritarios. Hablar con alguien en persona implica que le estás dedicando gran parte de tu atención y eso está por encima de los correos acumulados en tu bandeja de entrada.

lunes, 19 de febrero de 2018

SAYING NO IS A FULL SENTENCE…OR IS IT A FULL STOP?


NO, NO, NO, NO, I cannot say it so I will just say yes! Am I right?  How many of you are nodding your head as you are reading this…..

Why is it that NO seems to be the hardest word to say and not SORRY? You know the song ‘Sorry seems to be the hardest word’ I am officially changing it to ‘No, seems to be the hardest word’.

Your ‘To Do’ list starts getting longer and longer, people ask you more and more to do things that you are not meant to do or have responsibility for.  No way out? Well there is you just have to find the right way of saying NO without feeling bad or jeopardising any future working relationships.

It is alien to a lot of us to say NO as it is just not in our vocabulary and we find it easier to say yes and then have the internal struggle as we try to get out of whatever we have said yes to. Sound familiar?

Below are some gentle ways of saying no that will fit into your day to day life.  They will not make you feel bad about saying NO, in fact I am pretty sure that they will empower you to use that little word a little more often.

VALUE YOUR TIME AND YOURSELF

Know what you can and cannot do. Your time is precious to you and when someone asks if you can commit to something new and you cannot do it, simply say “I just cannot at the moment as I am overloaded at present”. Simple and straight to the point

DO NOT APOLOGISE

I was the worlds worst at apologising, even if you bump into me I would say sorry! It is a very British thing to do. Simply don’t! You do not have to be sorry for your time commitments. Apologising also gives an edge of weakness when you are saying no.  You have nothing to say sorry for.  You are saying no as you cannot do something. Simple as that.

SAYING NO TO YOUR BOSS

I used to really suck at this one! Although staying in the office until god knows what time when really it seriously did not do anything for a) my love life or b) my social life.  If they ask you to stay late and you have a commitment be honest and say you have a commitment. Remember asking you to stay late or put additional tasks on your desk are not helpful. Gently mention that extra duties and tasks may slow you down in all the other tasks you are doing etc.  Ask them to prioritise for you so that you are not consumed by their urgency!  That is not for you to deal with. They are the boss and you can gently remind them to prioritise!
Remember The Devil Wears Prada…..  watch it again and take notes!

DO NOT BE SO NICE – YOU CAN DO IT!

I was the original people pleaser. To the point, if someone asked me to jump, I would say how high. The only problem with this is that you start to stop spinning plates and they all come crashing down! Then you feel awful and the fear of letting people down becomes a reality! When that happens you go home, sink into a bottle of wine and if like me, you start singing “All By Myself”.  
Value yourself and your time.  No one else will.  Simply be direct and firm.  People will always find an alternative and that is way better than taking up your precious time. Other people’s requests are not on the top of your priority list! Also saying no more and more will earn you respect rather than always being the ‘yes’ person.  Believe me, I know as I have been there and there are still times I struggle with it.

NO IS NO

If, like me, you struggle with this word.  PRACTICE.  That phrase practice makes perfect, is 100% true in this case!  You will feel an idiot standing in front of the mirror saying NO.  I have and yes I felt a bit daft although after a little while it became powerful!  I felt good saying NO.  Now I know that saying NO in real life is more daunting than in your bedroom or bathroom.
There you have it! Some simple ways of saying NO and easy ways that makes you feel good.  
At the end of the day you need to feel good!  Saying NO at times makes all the difference in the world. I promise you will notice the difference in how you feel saying it.  I did and remember simply change the word YES for the word NO!
Good luck and keep the NO faith!



viernes, 16 de febrero de 2018

¿Qué convierte a una empresa en saludable?

Cuidar del bienestar de los trabajadores ya es una prioridad en las empresas


Ser una empresa saludable es mucho más que una organización que aplica medidas preventivas a nivel laboral. Cada vez son más las organizaciones que han comenzado a incluir en sus estrategias términos como el ‘wellbeing’, plenamente instalados en muchas culturas corporativas hoy día.


Cuidar de los empleados ha dejado de ser una opción, si atendemos a los resultados que obtienen las empresas que construyen su estrategia de recursos humanos desde el enfoque del bienestar laboral. Mayor productividad, poder de atracción frente al talento o de retención de los mejores profesionales son algunas de las ventajas.
Pero, ¿qué políticas o acciones concretas impulsan estas empresas que son calificadas de ‘saludables’? BH Bienestar ha elaborado una infografía que resume los tres aspectos claves que desarrollan, como es la promoción de estilos de vida saludable, de la calidad emocional de los programas para empleados y el impulso de una cultura flexible y enfocada en el bienestar laboral.

No obstante, sus expertos señalan que una de las primeras preocupaciones que las empresas deben tener, reside en su capacidad de impulsar el compromiso y felicidad de sus profesionales, especialmente si se tiene en cuenta en cómo su omisión puede afectar al negocio. Una tarea que, por otro lado, pasa por desarrollarse como organizaciones comprometidas con el concepto de sostenibilidad y bienestar.