El correo electrónico es para la gran mayoría de las empresas una
herramienta básica, de la que depende en gran medida la productividad de
cada empleado en nuestra empresa. Por eso creo que es imposible acabar con el correo electrónico en la empresa, puesto que existe una cultura muy arraigada ya en su uso para los empleados.
Si asumimos que el principal uso del correo electrónico en la
mayoría de las organizaciones y empresas se produce para comunicarnos y
en muchos casos compartir archivos podemos buscar soluciones que nos ayuden a ser más eficaces.
Lo primero que debemos evaluar en nuestra empresa es qué porcentaje de
correos tenemos en un ámbito interno y cuáles con empresas o
proveedores.
La comunicación interna en la empresa es uno de los aspectos básicos a mejorar. Para ello lo primero es fijar una política clara de uso de correo electrónico.
A quién va dirigido, quién debe estar informado de esta comunicación,
cómo ser sintéticos en el asunto y en el cuerpo del texto, o el uso de
enlaces a archivos en lugar de enviar dichos archivos.
Con esta simple política no reduciremos el número de correos enviados, pero si ganaremos mucho tiempo en su lectura y gestión.
A nivel interno lo mejor es implementar una Intranet donde los usuarios
puedan comunicarse de forma distinta, con flujos de trabajo que
notifiquen cambios de forma inmediata, etc. Buscando hacer más efectiva
la comunicación.
A nivel externo todo se complica. Si nuestra empresa recibe y gestiona la mayoría de los correos a nivel externo,
con otras empresas, proveedores o clientes reducir el número de correos
que recibimos es complicado. De hecho en muchos casos lo que se ha
tratado es de reducir el número de llamadas telefónicas desviando el
flujo hacia el correo electrónico.
Cuando una herramienta informática funciona y el usuario la maneja con soltura se tiende a abusar de su uso. Ocurre con el correo electrónico, pero también con la hoja de cálculo, que es como una navaja suiza y se utiliza para todo, aunque luego no sea la solución más eficaz.
En Tecnología Pyme | Consejos para ahorrar tiempo en el correo electrónico
No hay comentarios:
Publicar un comentario