En España hay en torno a millón y medio y pocas están en paro. Deben tener profesionalidad alta, perfil internacional y experiencia. Se han modernizado.
“Son expertas en la gestión del tiempo para que sea lo más eficiente
posible”, así habla de las secretarias de dirección y presidencia la
directora comercio de Adecco Madrid Patricia Castañeda, responsable de
la división Top Secretaries
de esta consultora experta en selección de personal. Su perfil ha dado
un vuelco en los últimos años, por necesidad. El avance de la tecnología
también ha afectado de lleno a estas profesionales (en España el 96% de
las secretarias de dirección son mujeres). Los directivos de las
empresas ya se pueden en realidad gestionar los viajes, las reservas de
los restaurantes o la agenda gracias a los programas informáticos más
novedosos. Pero no lo hacen. Tienen la cabeza en otro sitio.
“En este momento más que nunca, los directivos están preocupados por
centrarse en el negocio y en la estrategia y de nada más. El resto
quieren que esté resuelto. El puesto de secretaria de dirección y
presidencia ha tenido que desarrollarse muchísimo por los avances
tecnológicos y para garantizar su propia supervivencia, es un perfil que
ha cambiado radicalmente sobre todo en la última década”, explica
Castañeda.
Es un trabajo cada vez más ejecutivo, que las demandas de las
empresas han vuelto a crear casi de cero. “Al principio de la crisis,
sufrió muchísimo este sector profesional, se resintió una barbaridad,
porque antes parecía que todo el mundo valía para desempeñar este
trabajo, que si procedías de un puesto administrativo podías hacer
también de secretaria. Pero se ha comprobado que no es así en absoluto”,
prosigue Castañeda.
El concepto de lo que es y lo que tiene que hacer y saber una
secretaria de dirección de hace 40 años no aportaba valor a este oficio
para el que en la actualidad se necesitan unas competencias
profesionales muy específicas, aparte de unas cualidades personales muy
concretas, señalan los especialistas del sector. Éste cuenta aún con
escasas ofertas de formación. Hay un módulo de FP de grado medio y otro
de grado superior, diversas academias privadas, sobre todo en grandes
ciudades —algunas con gran tradición— y también algunos cursos
específicos que ofrecen universidades como la de Navarra o la Oberta de Catalunya (UOC), esta última de estudios por Internet.
“Lo primero que deben tener es vocación de servicio”, enumera
Patricia Castañeda, “de preparar un café, acondicionar una sala o hacer
determinadas llamadas. La discreción es otra cualidad imprescindible y
también hoy en día la polivalencia y la flexibilidad”.
Es decir, ya no se trata de la secretaria fiel y unida
profesionalmente a un único directivo o presidente, al revés. Tienen que
ser capaces de adaptarse a diferentes perfiles y no encasillarse un
tipo concreto de profesional o de gremio. Pero no solo en España. En
otros países se las denomina personal assistant (asistente
personal o secretaria personal) y el cambio va más allá del nombre.
Tienen que ser capaces de adaptarse a varias personas. Porque el perfil
se amplía en bufetes de abogados o grandes bancos o empresas al de
secretaria de socio. Tienen que ser capaces de llevar la agenda,
gestionar el tiempo, las citas, las necesidades laborales de un grupo de
socios de la empresa. Precisamente algunos bufetes de abogados
españoles se están incorporando a la tendencia de los países
anglosajones o de Francia a demandar también hombres para estos puestos.
“El cumplido profesional más bonito me lo dijo una jefa: ‘Sé que te
puedo encomendar este asunto y me puedo ir a dormir tranquilamente”. Lo
cuenta Raquel Díaz Puertollano, secretaria de dirección en KPMG Auditores.
Entró en enero y la acaban de hacer fija. Con 38 años, lleva 16
trabajando como secretaria y su relato profesional es una historia de
superación constante. Poco queda de la teleoperadora que decidió hace un
par de décadas reciclarse como secretaria. “Mi lema es: ‘Cuanto más
ayuda tu labor a que la empresa vaya bien, mejor te irá ti también’. Las
personas para las que trabajas sentirse apoyadas por ti”, dice esta
profesional.
Se formó primero en una escuela de secretariado internacional de
Madrid, ha estudiado en Inglaterra e Irlanda (sabe inglés y algo de
francés) ha hecho un Máster en Assistant Business Administration, en la
UOC, y un curso de Técnico en Software Ofimático Office 2007. “Tienes
que ser muy organizada, metódica, discreta, eficiente y proactiva,
adelantarte a las necesidades de tus jefes. Para mí es un trabajo
gratificante”, concluye.
Perfil profesional
- Los estudios de FP duran dos años. También se pueden hacer en academias privadas. Pueden completarse con un máster de un año.
- Los empleadores más habituales son grandes y medianas empresas.
- Aunque es difícil saber la tasa de ocupación exacta, pero las que tienen un perfil profesional internacional y experiencia en este tipo de puestos están muy demandadas.
- Empiezan ganando entre 18.000 y 24.000 euros y al cabo de 10 años pueden alcanzar los 45.000.