miércoles, 31 de octubre de 2012

¿Merece la pena ser eficiente en el trabajo?

Siempre están dispuestos y su eficiencia es la adrenalina que mueve los equipos de trabajo. Sin embargo, si los jefes recurren en exceso al buen hacer de estos empleados de oro y son incapaces de reconocer su esfuerzo, los eficientes corren peligro de extinción. Un lujo que ninguna organización se puede permitir.

Si tiene la fortuna de contar con un eficiente en sus filas, lo mejor es que le mime y procure ganarse su confianza. De lo contrario, el día que menos se lo espere saldrá por la puerta de la oficina para no volver jamás. Yolanda Gutiérrez, socia de Mercer, reconoce que es humano que "los jefes acudan a aquellos que asumen todos los retos sin protestar, pero para mantener esta actitud en el tiempo es conveniente gestionar adecuadamente ese potencial. Si no se hace así, la eficacia de estos profesionales se transforma en desmotivación: tienen mayor volumen de trabajo con una recompensa nula".

Lamentablemente la situación actual no ayuda mucho a reconocer el esfuerzo de los eficientes. ¿Merece la pena? La respuesta es afirmativa, pero tienen que ser los jefes los que hagan saber al empleado que hacer las cosas en tiempo y forma supone un plus, tanto para su desarrollo como para la empresa.

"Ahora más que nunca hay que hacer un esfuerzo, porque no hay reconocimiento ni aumento de sueldo. Las personas que tienen un equipo a su cargo tienen que diferenciar a aquellos que aportan de los que no", añade Gutiérrez. Si esto no se produce, los mejores profesionales disminuirán su rendimiento, resignados porque no merece la pena; por su parte, los menos productivos se mantendrán en sus trece, pues como ellos pensaban, un esfuerzo extra no sirve de nada.

La gestión
Josep Ginesta, director de la oficina de trabajo de la UOC, explica que la gestión de los más competentes depende en buena parte de un reparto equitativo de funciones en el equipo: “El jefe debe ser consciente de la carga de trabajo que tiene cada uno de los miembros de su equipo”. Pero, además de esta organización, considera fundamental hacer un seguimiento semanal: "Los responsables deben dejar constancia pública de lo que está bien hecho y lo que no lo está tanto. De esta manera se promueve un liderazgo interno que anima a los menos eficientes a hacer mejor su tarea con el objetivo de empatar con los destacados, que ya se han ganado la alabanza del jefe".

Ginesta asegura que esta estrategia pone en el ojo del huracán a los que intentan escaquearse de su jornada laboral. Sin embargo, añade que "este sistema no tiene sentido sin una recompensa para los buenos y, por supuesto, sin gestionar las emociones negativas. El jefe también tiene que ser capaz de sacar a la luz los errores y acometerlos para que no vuelvan a producirse".

Siempre hay personas ineficientes, jetas que intentan aprovechar en su favor la eficiencia ajena pero, según Ginesta, "a veces estos profesionales actúan así porque desconocen qué se espera de ellos. Es obligación de su superior contar con un sistema que fomente la pedagogía de la eficiencia en la organización".

El viagra de los escaqueados
Si quiere medir la eficiencia de sus empleados, a veces no son necesarios sesudos procesos de evaluación. Basta con hacer una prueba muy simple: lance una tarea a su equipo de trabajo y observe que, de manera recurrente, siempre son los mismos los que se ofrecen voluntarios. Ahí tiene el resultado. José Manuel Chapado, socio director de Isavia, dice que si el jefe premia de la misma manera a los que se dan la vuelta que a los que asumen el desafío, está penalizando a los eficientes: "Hay que premiar la disponibilidad de los que se brindan exigiendo la misma a los que, por hábito, agachan la cabeza. Que los que se escaquean sepan que no les sale gratis".

José Ignacio Jiménez, socio director de Norman Broadbent, afirma que la única manera de no quemar a los eficientes es mediante el reconocimiento de su trabajo, "haciéndoles saber que su forma de trabajar es muy beneficiosa para la organización, de que sacar el trabajo a diario es fundamental". También considera importante hacerlo público, "porque, a menudo, estos profesionales se mueven mejor en este tipo de gratitud por parte de sus iguales".

Claves para no morir en el intento
Si le falta tiempo para ofrecerse voluntario, no tiene inconveniente en sumar una actividad extra a sus obligaciones y siempre está dispuesto a asumir nuevos proyectos cumple con los requisitos que definen a los eficientes. Si no quiere que esta actitud positiva sea su peor condena en el puesto debe aprender a gestionarla.

1. Aprenda a decir no.
2. Organice su jornada laboral de manera que tenga tiempo para hacer todo aquello a lo que se ha comprometido. Si cree que no puede cumplir el objetivo que ha vendido, aunque le resulte muy atractivo, es preferible que lo rechace. Un compromiso no cumplido hace más daño que una negativa. Ginesta afirma que "si no se puede cerrar algo a tiempo hay que detenerse y hacérselo saber al responsable. El vértigo paraliza".
3. Si siente el mayor sentimiento de vértigo ante cualquier situación, aprenda a manejarlo o renuncie al desafío que le plantean. Chapado advierte en su libro Vértigo que convivir con esta sensación sale más caro que enfrentarse a él y superarlo: "Cuánto más impotentes nos sentimos ante algo, más fuerte y paralizante es el temor que nos bloquea. Actúa de manera imperceptible y subterránea. El miedo impregna nuestras vidas, y lo hace de una manera tan intensa como nociva. Prevenirlo no es resguardarse ante él, sino afrontarlo de cara a hacer aquello que se teme".


martes, 30 de octubre de 2012

The top 5 ways NOT to praise people at work

In 2011 we conducted a study of 1,000 Danish employees from a wide variety of workplaces to try to find the biggest factors that make people unhappy at work. Our study found that the second biggest driver of dissatisfaction at work was a lack of praise and recognition. Too many Danish employees are unhappy and demotivated at work because, even though they do great work, they hardly ever receive any positive feedback and I’m willing to bet good money that this applies in most other countries too. 

That’s a damn shame because studies confirm that workplaces that have a culture of recognition are happier, have lower absenteeism and are more successful.

So we need more praise at work, sure, but that’s not enough. It’s also about better praise. We won’t create a viable culture of recognition in a workplace simply by increasing the amount of praise given, we must also improve the quality of the praise.

It is actually possible to praise employees and co-workers in ways that make them less happy at work.

Here are the top 5 ways NOT to praise people at work. Do you recognize any of these from your workplace?

1: Obligatory praise
Never praise people just because you feel you should. Praise has to be meaningful and earned. This means you can only praise others when there is a good reason to do so – which fortunately is quite often.
Praise given because you have to and not because you feel the person has earned it makes no one happy at work. It will also undermine all future praise, because people can’t trust it to be honest.
Also, some people will only give praise and tend to avoid giving negative feedback, possibly in an attempt to avoid unpleasant conversations and conflict. That won’t do. Our study showed that people long for feedback at work. They want to know what they do well but they also want to know what they can do better.

2: Sarcastic praise
Imagine this said in a wildly sarcastic tone: “Wow, you just did an awesome job on that, didn’t you?”
That’s not very likely to make anyone happy at work.

3: Praise mixed with criticism
Have you ever heard that you should preface any criticism with praise? Some people argue that the best way to give negative feedback is to wrap it in praise, i.e. you should praise, criticize and then praise again at the end.
I disagree completely with that approach. I say if you have negative feedback, say so. If you have praise to give, do it. But don’t feel like you have to mix the two.
The problem is this:
  • The praise you do give seems fake – it’s just a preamble to the real message.
  • It seems like you think people can’t take criticism since you wrap it in praise to soften the blow.
  • In the future when you praise people, they’ll just be waiting for the hammer to drop.
4: Praising some – ignoring others
If some people get tons of praise while others are consistently ignored, this is highly demotivating since it give the praise-less a feeling of unfairness and of being overlooked.
A classic example would be a company where the salespeople get all the praise for getting new customers while the people working in the backoffice, who make the sales possible, are routinely ignored and taken for granted.
Unfortunately it’s easy to end up praising only those people who get the most visible results and ignoring the people backstage. Its also tempting to only praise the people who are most like you, who do work you immediately understand and who do it the way you would have done it. Therefore we should all make an extra effort to appreciate the people who are not like us.
This is not to say that praise should be handed out evenly so everyone gets the exact same amount of recognition. In any workplace, there will be people who shine and it’s perfectly alright if they get more praise. But it’s important that everyone gets noticed and praised for the good work they do.

5: Trivial praise
I once talked to a woman who got lots of praise from her male supervisor at her last job… but only ever for her looks. This was both creepy and utterly meaningless. She’s a highly skilled professional and she wants to be recognized for that – not for something as trivial as how she looks.
So make sure you praise people for things that actually matter to them and not for superficial matters and trivial accomplishments.

Your take

Have you ever been praised in a way that made you less happy at work? Does your workplace have a good culture of recognition? What’s the best way you’ve ever given or received praise at work? Write a comment, we’d love to know your take.


lunes, 29 de octubre de 2012

GRACIAS




A todas aquellas personas que nos acompañásteis (congresistas, ponentes, colaboradores, patrocinadores…) en el IV Congreso Nacional del Secretariado, ¡GRACIAS!



Momento de la inauguración del Congreso

Cómo crear un currículum atractivo online

Hoy en día, con tener un currículum en papel no alcanza. Ayer les contamos cómo pueden usar algunas herramientas online para crear portfolios, y en el día de hoy nos vamos a estar dedicando a repasar y recomendar algunas plataformas que nos permiten crear currículums online atractivos, con un diferencial visual importante, y en gran parte de forma gratuita. Estas herramientas están alineadas con los tiempos, y usándolas no nos sentiremos anticuados llevando en la mano una plantilla de Word impresa.



CVGram.me: esta es una de las herramientas más novedosas que hay en la web, y su valor diferencial reside en la forma que tenemos de visualizar nuestra experiencia profesional y académica. Es simple, dejando que otras personas puedan apreciar rápidamente las cosas que nosotros queremos destacar en nuestro currículum. Los CVs de este servicio están organizados de forma tal que respondan rápidamente a todas las preguntas que puedan tener los encargados de recursos humanos de las compañías a las que nos postulemos.



About.me: hemos hablado largo y tendido de About.me, sobre todo con la ayuda que nos dio Eduardo para crear nuestro CV online. About.me nos permite crear una tarjeta de presentación que, en definitiva, es una forma rápida de darnos a conocer al mundo. El servicio cuenta con una gran cantidad de herramientas de personalización que nos permiten por ejemplo sumar imágenes de fondo, colores, y más.

cvmkr: el encanto de esta herramienta reside en su simplicidad. Con ella podemos crear nuestro currículum de forma muy fácil, sin hacernos demasiados problemas. Para usarlo tenemos que crearnos una cuenta, luego de lo cual podemos acceder a un panel en el cual tenemos que rellenar nuestra información personal y profesional. Esta información luego se organizará en diferentes templates de aspecto minimalista.

 
 
VisualCV: otro servicio que cree en la importancia visual del CV pero dejando de lado la estética creativa que tenemos con cvgram. Podemos elegir entre diferentes modelos para estilizar el nuestro, pero además tenemos acceso a una base de compañías que están en búsquedas laborales para poder acercarles el CV. Es, en definitiva, un creador de currículums sumado a una bolsa de trabajo.

CeeVee: con esta herramienta también tenemos acceso a una bolsa de trabajo, donde además podemos organizar nuestra información personal de forma creativa. Para los europeos, actualmente están haciendo una cobertura de la European Career Fair, por ejemplo. Una de sus funcionalidades principales es que permite conectar con Facebook, formando una comunidad de amigos y otra forma de encontrar propuestas laborales.
 
 


viernes, 26 de octubre de 2012

Assistants, Yes, but They Can Do It All

THEIR titles vary: executive assistant, administrative assistant, the syllable-clipped “admin,” the classic secretary. Whatever you call them, these professionals continue to keep offices running as technology and budget cuts reshape their roles. 

These days, “assistants are expected to perform as managers,” said Melba J. Duncan, a former assistant who is president of the Duncan Group, a recruiting and training firm in New York that focuses on senior-level professional assistants. But assistants tend to have influence without authority, she added, and that can make their jobs tricky. 

Tasks like planning meetings, managing calendars, sorting e-mails and routing calls require setting priorities and making decisions. Assistants must also synthesize large amounts of data and reading material for their bosses, Ms. Duncan said. 

Good assistants are reactive and adaptable. “There’s always a surprise,” she said, “and that surprise can sometimes turn your day upside down.” 

Assistants tend to be on the front lines when a company adopts new technology, said Ray Weikal, spokesman for the International Association of Administrative Professionals, a networking and training group. They can be the ones coordinating remote teams, managing their company’s Web site and learning cloud-based applications. 

Assistants’ workload has increased as companies cut their support staff, according to a report by the association. In a survey, 52 percent of assistants said they supported three or more people. 

The group, which started in 1942, had the word “secretaries” as part of its name until 1998, when it was removed because it had negative connotations and most members no longer had the word in their job titles, Mr. Weikal said. 

Recently, though, the number of assistants with the word “secretary” in their title has risen — from 8 percent in 2009 to nearly 15 percent in 2011. It’s possible that “Mad Men,” the popular television series, could be stoking nostalgia for “the classic image of the American corporate secretary,” the report said. 

Association members who responded to a survey reported a median salary of $45,000, according to the report. 

“I don’t think assistants have been given the recognition and certainly not the compensation for the level of talent that they bring to this role,” Ms. Duncan said. 

At Adecco, the staffing firm, more clients are asking for assistants with college degrees, said Joyce Russell, its president. “They want that broad-based knowledge that you pick up in college,” she said, and she has seen clients promote people who perform well in that role. But Ms. Russell added that she didn’t think a college degree was necessary to perform the job. 

Ms. Duncan said: “I’ll take street smarts and common sense” over a college degree in an assistant. Regardless of whether an assistant has a degree, she prefers to cultivate people who see the job as a long-term career — who want to “expand within the role, not outside of it” by working for higher-level bosses, for example. 

About 95 percent of the I.A.A.P.’s members are women, and the gender stereotypes of past eras have not completely faded away. You’ll still hear a few bosses referring to “my girl,” Ms. Duncan said. 

When it comes to job duties, where do assistants draw the line? Will they be expected to serve coffee? Pick up dry-cleaning? Boundaries are best established during the job interview, Ms. Duncan said. The relationship works best if both parties see it as a business partnership, she said, adding that there is a difference between providing a service and “being a servant.” 

NOREEN P. DENIHAN is an executive assistant who sees her job as managing the life of her boss, Donald J. Gogel, chief executive of the private equity firm Clayton, Dubilier & Rice. As such, she has no problem taking care of some of his personal responsibilities. 

Ms. Denihan has been an assistant since 1976 and can remember, in one of her previous workplaces, when someone threw a box of tissues at her because the type she had bought would irritate his nose. 

“The box hit the floor and I just stepped over it” as if nothing had happened, she said. 

She hasn’t had to deal with a tantrum like that in quite a while. She finds her work fulfilling, she said, and knows that she has an impact on the ultimate productivity of the firm. “I chose this path,” she said. “I like what I do. I really feel that it makes a difference to the firm and to my boss.” 


jueves, 25 de octubre de 2012

La implantación de 'la nube' en las empresas españolas crece un 93%

El cloud computing está presente en el 29% de las empresas españolas, el doble que el año pasado 

La implantación de productos, servicios y soluciones orientadas a consumidores y empresas que se entregan y se consumen en tiempo real sobre internet, lo que se conoce como "cloud computing" (computación en nube), ha crecido un 93% con respecto a 2011, según un estudio de IDC España presentado hoy en Madrid.

Este crecimiento se debe, según el proveedor de inteligencia de mercado y servicios de asesoría y organización de eventos para la industria de las tecnologías de la información (IDC), a que las empresas han invertido más en "la nube". En total un 29% de las empresas españolas ya han implantado estos servicios, frente al 15% que lo hicieron en 2011.

Este estudio, titulado 'Cloud hace frente a la crisis', también Sse refiere a los aspectos "inhibidores" de la adopción de esta tecnología: la seguridad ocupa el primer puesto y los criterios de negocio tales como disponibilidad o rendimiento, el segundo, por encima de los criterios tecnológicos como integración o movilidad. 

Otros datos revelan que las empresas identifican los beneficios económicos como el punto principal para adoptar o no "cloud" y las principales barreras a la adopción de este modelo son la amortización de activos tecnológicos existentes en el caso de la nube pública y la falta de presupuesto para invertir, en la nube privada.

Además, para la adopción del "cloud" las empresas buscan integradores como "partners" principales con el criterio de selección centrado en la confianza y seguido del conocimiento del negocio y la experiencia en la resolución de problemas. Pese al contexto económico, ha apuntado el director de análisis de IDC España, Rafael Achaerandio, la necesidad de mejorar el negocio "ha impulsado la adopción de este modelo de forma uniforme en todos los sectores".

Otros datos han mostrado que, a término del ejercicio de 2012 el segmento de nube pública alcanzará una facturación de 337 millones de euros, mientras que la de la nube privada conseguirá 3.200 millones. 

 

miércoles, 24 de octubre de 2012

5 Things You Must Do to Stay Positive

On a daily basis, we’re not inundated with positive images, thoughts, and ideas. In fact, quite the opposite is true. In mainstream media, negativity is the norm. Just watch the nightly news and look to see how many stories have a positive theme. Negativity is an attention-grabber. Worry and fear keep people tuned in. With negativity swirling around us, it’s no wonder that so many of us gravitate toward it, filling our minds with doubt and stress. The truth is: negativity gets you nowhere.

The key to making progress in life—in your career, in your relationships, in your personal development—is to stay positive. Staying positive is difficult—and even more difficult is determining how to stay positive with the onslaught of articles and books offering advice for how to be happier. Here are five things you must do if you want to live a positive life:

1. Stop doing the things that make you unhappy. 
This is number one on the list for a reason. Too often we spend time and energy doing things that make us unhappy and too often we don’t make the connection between what causes our unhappiness. Look at your life carefully. Are you doing anything that makes you unhappy? When you find yourself at your lowest points, is there anything you can pinpoint that has caused the low point to occur? Often there are patterns that we just don’t admit to. Take an extra close look at any alcohol or drug use because these are too often the cause of serious unhappiness and negativity.

2. Surround yourself with people who bring you up. 
Just like you must look at the actions your taking and choose not to do things that cause you unhappiness, you must also choose not to be around people that cause you to be unhappy. Sadly, too many people surround themselves with individuals that don’t bring them up. If you find that people in your life are bringing you down — yes, even family members or significant others — you have to find a way to separate yourself from them. If you want to live a truly positive life, you must be surrounded by positive influences.

3. Revise the way you look at the world around you. 
When going from a negative outlook to a positive one, I really had to spend time thinking about the way I was looking at things. The way you see the world around you is a choice. You can choose to look for the good or you can choose not to. It’s completely and entirely up to you. Once I realized this, I understood that it didn’t make much sense to focus on the bad things in life. Sure, I had to acknowledge them, but I certainly didn’t need to dwell on them. Change your point of view and your whole life will change too.

4. Believe you have the ability to change your own life.
This can be a hard one for many people. Over and over again they think or say the worst two words I used to be so familiar with and now dread: “I can’t…” The second you let yourself think that way about changing your life, you’re setting yourself up for failure. If you don’t believe you can change your life, then it’s going to be pretty hard to actually do it. Believing in yourself sounds so cliché, but there’s a reason that concept has stuck around for so long. Without it, you’ll paralyze yourself and living a positive life will be pretty darn impossible.

5. Don’t seek happiness outside of yourself in things or people.
One of the things I always used to do was seek happiness outside of myself. If I was feeling unhappy or drowning myself in negativity, I would look outside myself for a solution. But, ultimately, no matter what I turned to, the negativity within me remained. It might be tempting to rely on other people for your happiness or turn to habits like shopping, eating, or drinking to quell your negative state of mind, but, believe me, those outside things never do the trick. You must seek happiness and positivity within yourself. It really is the only way to live a positive life.

It takes a lot of hard to work to live a positive life, especially if you’re struggling with negativity. But know this: even if you do one thing on this list, your life will improve. And you owe it to yourself to at least give it a try. If you want to live a positive life, do it. There may be obstacles and it may be hard to get from that negative place to a positive one, but, believe me, all of the work will be worth every ounce of effort you put into it because nothing is better than loving the life you’re living.
 
Dani launched PositivelyPresent.com in 2009 when she decided to turn her life around and start focusing on the positive while living in the present moment. Positively Present focuses on living positively in the present moment, and since its launch Dani’s personal development site as grown and it continues to touch lives around the world. Dani recently published her first book, Stay Positive: Daily Reminders from Positively Present. To learn more, visit StayPositive365.com.

Photo credit: Thumbs Up, by Big Stock


martes, 23 de octubre de 2012

10 claves para optimizar tu agenda diaria

¿Piensas que las redes sociales consumen mucho tiempo y que ya no llegas a todas tus tareas?  ¿Te preguntas cómo vas  a estar en redes sociales si  te pasas el día apagando fuegos? ¿Sientes que has trabajado mucho pero tu día ha sido poco productivo?

Quizá tu problema no sean las nuevas tareas que suponen los social media, sino una agenda diaria poco optimizada. Por eso, antes de abordar la cuestión del tiempo en las redes sociales, te indicaré tres pilares para una gestión del tiempo eficaz y 10 consejos que podrás poner en práctica inmediatamente.


Eficacia: Da prioridad a lo importante

Como dice Stephen Covey, lo fundamental en una administración eficaz del tiempo es “poner primero lo primero”. Este pilar es tan obvio como obviado. Las personas solemos tener un sentido de culpabilidad sobre el 40% del tiempo consumido durante el día como media, y tendemos a pensar que si tuviésemos una segunda oportunidad haríamos cosas diferentes. Sin embargo, la paradoja es que, al día siguiente, caemos en los mismos errores.
Los siguientes consejos te ayudarán a que esto cambie:

# 1. Planifica en base a prioridades

Muchas veces pasamos buena parte del día atendiendo a demandas de otros que no son realmente importantes, postergando tareas que, pese a ser importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a imprevistos o “apagando fuegos”. Esto suele suceder porque no tenemos definido qué es realmente lo prioritario, es decir, lo importante, lo que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos.

Por tanto, tener una planificación diaria, semanal, mensual en base a prioridades te ayudará a centrar el tiempo en aquello que consideras importante y postergar, delegar o incluso renunciar indefinidamente a aquellas tareas que no proveen valor a tu agenda. Algunos consejos que te pueden ayudar a planificarte con eficacia son:
  • Planifica por escrito (agenda diaria y semanal, como mínimo)
  • Define claramente cuáles son tus objetivos, y distribuye el tiempo atendiendo a la priorización de tus objetivos
  • Sé realista en la definición de los tiempos asignados
  • Piensa que el equilibrio es un elemento fundamental de tu planificación por objetivos, por tanto ten en cuenta todas tus áreas de vida, tanto personal como profesional
  • Considera  las dificultades que te puedes encontrar para cumplir tu planificación y piensa las soluciones de antemano

# 2. Sé flexible y analiza continuamente

El objetivo de la planificación es que llegues a tus resultados, no atarte a una agenda personal.
  • Por eso tu planificación debe ser flexible, siempre en continua revisión. Evalúa con cierta periodicidad si tu planificación se ajusta a tu realidad, así como si te está ayudando o no a alcanzar tus objetivos

Eficiencia racional: busca la concentración a toda costa

El segundo pilar es conseguir trabajar concentrado. Seguro que eres consciente de que esos días en los que te has “metido” de lleno en tus tareas diarias, en los que nada te ha despistado de ellas, son aquellos en los que más rindes. ¿Cómo puedes conseguir esto de forma eficaz?

# 3. Evita la multitarea

Cuando le das a tu cerebro la oportunidad de centrarse en una única tarea, lo agradece aumentando la calidad y velocidad del rendimiento. Por ello éste debe ser un objetivo estratégico básico en tu agenda diaria. Desde no trabajar en varios proyectos a la vez como el no tener demasiadas ventanas en el ordenador abiertas, hasta el no trabajar con el email activado de forma continua. Algunos de los consejos siguientes te ayudarán también a ello.

# 4. Agrupa las tareas

Es muy útil agrupar en un mismo bloque de trabajo tareas similares que no requieran que bajes tu nivel de concentración para “arrancar” con una temática o tipo de trabajo nuevo. Por ejemplo, si tienes que realizar 5 informes de temáticas relacionadas para tus clientes, te resultará más productivo hacerlos en el mismo bloque de tareas.  Si los realizas seguidos, conforme vayas avanzando, cada vez serás más rápido, y tu cerebro te lo agradecerá con un mayor nivel de concentración.

# 5. No dejes una tarea hasta finalizarla

Cuando empezamos una tarea nuestro nivel de concentración -y por tanto de rendimiento- va en aumento, llegando a su punto álgido entre 15 y 45 minutos después de haber empezado la tarea, dependiendo de la persona. Si fraccionas demasiado, estarás perdiendo mucha productividad, pues estarás continuamente “arrancando” (puede costar en realizarla un 300 % – 500 % más de tiempo). Ten en cuenta, también, que el nivel de concentración  sufre una caída después de 60-90 minutos de haber comenzado. Para evitarlo, tómate pequeños períodos de descanso de entre 5 y 10 minutos.

# 6. Evita las interrupciones y planifica los imprevistos

Las interrupciones son todo aquello que corta tu flujo de trabajo y concentración. Evita las tareas que te interrumpan. Muchas son evitables si se planifican.
  • Planifica un tiempo al día sin teléfono o revisa los emails sólo en momentos determinados de la jornada, o incluso pide a tus colaboradores, compañeros, subalternos, etc. que no te interrumpan en ciertas horas.
Los imprevistos son tareas importantes que debes hacer y con las que no contabas.
  • Lo mejor es que planifiques en tu agenda un tiempo para los imprevistos (puede ser a final del día o de la semana), y de este tiempo vayas cogiendo porciones según las necesites.

Eficiencia emocional. Trabaja la motivación y la gestión emocional

El tercer pilar es el relacionado con la gestión de las emociones. Sobre todo hablamos de la motivación, pero también de los estados emocionales que nos ayudan o perjudican en nuestro rendimiento personal (tristeza, angustia, desánimo, etc.).
Estas cuatro pautas clave te seguirán ayudando a planificar tus objetivos:

# 7. En los proyectos largos ve paso a paso

Una tarea o proyecto de largo recorrido puede resultar desmotivadora porque, aunque la satisfacción de terminarla será grande, al encontrarse “tan lejos”, cuesta mantener la perspectiva y la motivación.
  • Divide el proyecto en partes intermedias y propón un plan de trabajo y plazos coherentes para cada etapa del recorrido. Es una de las formas más útiles de mantener la motivación en los proyectos largos.

# 8. Prémiate

Complementario con el consejo anterior, todos merecemos disfrutar de la recompensa de nuestro esfuerzo, aunque sólo sea el pararnos y darnos un reconocimiento a nosotros mismos por nuestra constancia.
  • Prémiate por los logros conseguidos, sean grandes o pequeños, sean finalizaciones absolutas o la consecución exitosa de pequeñas etapas. El premio lo eliges tú, pero te lo das porque refuerza tu autoestima.

# 9. Ten un sentido de urgencia con tus propios plazos

Es normal que estés más concentrado y seas más productivo cuando los plazos apremian (por la reacción natural de estrés de nuestro organismo). Sin embargo, este tipo de estrés no es beneficioso a medio y largo plazo.
  • Planifica tus tareas con tiempo e imponte fechas límite anteriores a la fecha final. Conseguirás un punto de motivación y estrés positivo que te ayudará a rendir también al máximo nivel sin producir desgaste personal. Es más, aumenta cada día más la motivación por la confianza en tus capacidades profesionales y tu determinación para conseguir los retos personales.

# 10. Asume la realidad

En muchas ocasiones, el entorno que te envuelve tiene demasiada influencia sobre tu agenda y llegas a la conclusión de que no es posible “luchar contracorriente”. Hay que ser realistas:
  • Admite que hay veces que las circunstancias están fuera de tu marco de suficiencia (aquello que depende de ti) y readapta tu gestión de la agenda a esta realidad. De este modo no te frustrarás ni te desmotivarás tan pronto por algo que no estaba en tus manos.
Si lo que quieres es poder gestionar eficazmente el tiempo en redes sociales, tómate en serio estos consejos.



lunes, 22 de octubre de 2012

Buenas prácticas para mantener tu correo electrónico seguro

A veces pienso que tenemos que cuidar la dirección de correo electrónico aún más que nuestro número telefónico. Podría cambiar mi número infinidad de veces, pero jamás se me ocurriría cambiar mi dirección de correo. Actualmente, los proveedores de email nos ofrecen varias alternativas de seguridad para que nos quedemos más tranquilos: filtros de spam, antivirus para los archivos adjuntos, y más. Pero para tomar precauciones adicionales, hemos armado una lista con buenas prácticas para mantener nuestra cuenta de correo electrónico bien segura.


  • No dejes tu correo electrónico en foros, comentarios de blogs, o redes sociales. Puedes convertirte en el receptor de una enorme cantidad de spam –que afortunadamente es filtrada por la gran mayoría de los proveedores de correo-. Muchos bots escanean toda la red para encontrar las direcciones de correo que hayan sido desparramadas por ahí para agregarlas a bases de datos. Por más que esto se filtre más tarde, nunca está de más tomar precauciones extra.
  • Evita el phishing. Los ataques de phishing están diseñados para robar información personal de los usuarios, cometer fraude, e infinidad más de cosas maléficas que pueden pasar en el maravilloso mundo de internet. Tenemos que tener cuidado donde dejamos nuestra información personal, asegurándonos que sean canales oficiales –por ejemplo, la página oficial y segura de nuestro banco antes de ingresar a nuestra cuenta, usando el protocolo https-. En cuanto al correo electrónico, fijémonos siempre en el remitente y, por las dudas, revisemos además la página oficial de cualquier institución que sea que nos está enviando un mensaje para saber si hay publicada alguna información oficial al respecto de lo que nos informan en el correo. Siempre se tienen que priorizar los canales oficiales de comunicación.
  • No reveles la información de tus colegas o compañeros de la misma forma que proteges la tuya. Si estamos en una conversación de correo electrónico con, por ejemplo, individuos que no son de la entidad para la que trabajamos, no debemos poner en copia a personas que no están involucradas, porque podemos no conocerlos tan bien. Por eso, siempre revisemos dos veces para saber quién está en copia. Gmail de hecho tiene un Lab muy interesante que nos permite discernir entre personas que tienen nombres similares, así no nos confundimos.
  • Asegúrate de estar enviando el correo desde la casilla adecuada. Puede que dentro de una misma casilla tengamos varias cuentas de correo sincronizadas. Antes de enviar o responder un email, revisemos que estemos mandando el correo desde la casilla correspondiente –aunque esto sea algo automático-. Podemos estar sumando otra de nuestras direcciones, por ejemplo, a alguno de esos newsletters de pesadilla de los cuales nos podemos desuscribir solamente vendiéndole el alma al diablo.
  • Siempre revisa el asunto antes de abrir un correo electrónico. Esto es para evitar abrir correos que son spam. Por ejemplo, si el asunto está escrito en chino, lo más probable es que no sea algo que tengamos que abrir. Por otra parte, aunque el remitente sea alguien que conocemos, su cuenta de correo puede haber sido comprometida. Si tu mejor amiga te recomienda que uses cierta pastilla azul porque a ella le ha funcionado, claramente estamos ante un caso de spam. Y probablemente deberías avisarle a tu amiga.
  • Escanea los archivos adjuntos antes de descargarlos o de abrirlos. Una precaución adicional que podemos tomar para asegurarnos que estamos fuera de todo riesgo. No es por dudar de las intenciones de la persona que nos ha enviado el archivo, pero puede que su ordenador esté contaminado con virus y que ni siquiera lo sepa. También podemos estar ante un caso de spam o de phishing. Gmail, por ejemplo, hace el escaneo de forma automática, pero una vez que descargamos el archivo podemos volverlo a revisar.
  • Mantén tu bandeja de entrada limpia para evitar confusiones. No solamente para aumentar nuestra productividad, sino además para asegurarnos que todo está bajo control. Archiva correos, elimina lo que no necesitas, y asegúrate de limpiar bien la bandeja de spam diariamente.
  • No reveles información privada en tus correos electrónicos, envía mejor un archivo cifrado. Esto es obvio. Datos de tu cuenta bancaria, de tus tarjetas de crédito, y otros datos que son completamente personales solamente se tienen que enviar a través de una vía segura.
  • No respondas a correos electrónicos de personas que no te conocen y que no tienen ningún asunto relacionado a tu vida. Aunque pretendan que te conocen y que necesitan tu ayuda, o que tienen algo para darte, puedes estar ante un caso de ingeniería social. Mejor prevenir que curar: si realmente quieren encontrarnos, buscarán otra manera.
  • Cambia tu contraseña con regularidad. Siempre. Y usa contraseñas que sean lo suficientemente fuertes como para resistir, como dijimos en el punto anterior, algún intento de ingeniería social.

viernes, 19 de octubre de 2012

19 octubre - Día Mundial contra el cáncer de mama

El 19 de Octubre de se celebra el Día Mundial contra el Cáncer de Mama, y lo que se pretende es tomar conciencia a todas las mujeres de que cuanto más temprano se realiza un diagnóstico más posibilidades habrá de erradicar la enfermad del cuerpo.

En este día se insiste en que un diagnóstico a tiempo es la mejor solución para las pacientes, porque según la Organización Mundial de la Salud (OMS), cada 30 segundos en algún lugar del mundo se diagnostica un cáncer de mama. 

Horario flexible como medida de conciliación

Conciliar es difícil, pero una buena manera de acercarse a la conciliación laboral-personal puede ser mediante el horario flexible en las empresas.

Lo ideal sería que nuestra vida personal y nuestra vida profesional estuviesen suficientemente equilibradas. Una buena manera de conseguir esto sería a través del horario flexibley por ejemplo tener: 8 horas para trabajar, 8 horas para cosas personales y por supuesto, 8 horas para descansar.

¿Cuál es el problema? Que todavía muchas empresas y/o empresarios no se atreven a flexibilizar el puesto de trabajo y por extensión implantarnuevas políticas laborales como el horario flexible o el teletrabajo. ¿Quién no ha visto una pantalla cerrarse al pasar el jefe cerca? Si esa es la confianza que hay entre empleado y trabajador, ¿cómo nos podemos siquiera plantear reducir las horas de presencia?

Resulta curioso todo esto ya que según un estudio americano, un 78% de jefes y directivos piensan que una política basada en el horario flexible ayuda a retener talento y mejora la motivación de los trabajadores; lo que se traduce en una buena productividad para la empresa.

Otro estudio enfocado a estudiantes universitarios revela por ejemplo que el 60% de los estudiantes cree tener derecho a realizar su trabajo de forma remota (teletrabajo) con un horario flexible basado en la autogestión del tiempo. Por otro lado, el 70% de los entrevistados piensa que hoy en día acudir a la oficina regularmente a desempeñar su trabajo es totalmente innecesario; de hecho, uno de cada cuatro de estos estudiantes piensa que su productividad se incrementar trabajando desde casa y con su propio equipo informático. No es la primera vez que un estudio o informe demuestra que la motivación e implicación de los empleados aumenta con medidas de flexibilidad horaria.

El problema está en la mentalidad

Los recursos humanos se gestionan casi de la misma forma desde hace 30 años. Y ahí está el problema. Todas estas nuevas medidas conciliatorias basadas en el horario flexible de las empresas no tienen cabida con esta mentalidad.

El entorno ha cambiando, los medios han cambiado, las herramientas han cambiado, y esto está produciendo unos efectos que las empresas en muchas ocasiones no saben cómo gestionar.

Antes se aplicaba el control; hoy se tiene que gestionar la intimidad del empleado, el horario flexible y los beneficios sociales. Antes se gestionaba el esfuerzo, y ahora se gestiona el talento. Antes se gestionaba la industria, y ahora se gestionan personas en oficinas. Iniciativas como el teletrabajo o el horario flexible, o la retribución por objetivos en estos nuevos entornos en muchas ocasiones es muy difícil o casi imposible de implementar.

Datos del Flexímetro 2012

El 'Flexímetro 2012' establece claramente que todas las políticas de flexibilidad –como el horario flexible- consideradas en el estudio benefician significativamente el bienestar de los trabajadores bajando sus niveles de estrés y conflicto trabajo-familia y aumentando su satisfacción en el trabajo. Además, tras la investigación de dicho estudio se ha llegado a la conclusión de que todas estas medidas y políticas son perfectamente aplicables a todas las organizaciones independientemente de su sector o tamaño.

Así, las empresas deben enfrentarse al reto de incentivar a sus empleados para mejorar la productividad en un momento en el que los salarios están a la baja o congelados. Por este motivo, la única opción factible para retener talento y alcanzar una buena competitividad es recurrir a medidas que faciliten a sus empleados la conciliación familiar-laboral; algo que en muchos casos no supone un coste extra para las empresas.

jueves, 18 de octubre de 2012

¿De verdad que una reunión sirve para algo?

Cada vez que hay un asunto que tratar se convoca una reunión. Esta práctica tan extendida en las organizaciones es, en ocasiones, contraproducente: no se llega a ningún acuerdo, no se toman decisiones o los participantes no aportan su punto de vista. Es decir, se sale de la sala de juntas igual que se ha entrado: sin nada decidido ni concreto. Éstas son algunas claves para que una reunión tenga efecto.

El señor García no podrá atenderle hoy porque tiene una reunión de nueve de la mañana a cuatro de la tarde. En este caso, muy habitual entre los directivos, jefes y empleados de las empresas, el señor García estará reunido la mayor parte de su jornada laboral. No podrá atender otros asuntos, quizá más importantes, y habrá pasado un día improductivo si la reunión no se ha convocado con unos objetivos claros ni se ha llegado a ninguna acción.

Cada vez que hay que tratar un tema importante se convoca una reunión. ¿Realmente es efectivo? José Ignacio Gómez, director corporativo de recursos humanos de Adveo, opina que “las reuniones son recomendables porque ayudan al conocimiento de las personas y fomentan el compromiso y la toma de decisiones”. En primer lugar, la reunión debe existir porque un asunto necesita una solución. Gómez añade que “nunca se deben convocar sólo para informar o pedir una opinión. Sin más. La cita se fija por el lanzamiento de una iniciativa importante, para realizar el seguimiento de un negocio y para tomar decisiones estratégicas relacionadas con él”.

Los expertos aconsejan tratar los asuntos verdaderamente relevantes y hacer menos convocatorias. David Comí, socio director de Incrementis, considera que “antes de convocar una asamblea debemos preguntarnos por su finalidad y qué decisiones se esperan. Una reunión es para hacer cambios. Si no los hay, ni se toman decisiones ni se establecen acuerdos, no es necesaria”.

Una reunión, además, debe tener unos objetivos, porque querer debatir sobre los temas importantes no significa que esto vaya a suceder. En este sentido, Comí insiste en que “la convocatoria debe perseguir un fin concreto y claro, y según lo que se pretende conseguir, hay que establecer un inicio, un fin y quiénes serán los asistentes”.

Elegir el momento
La reunión no puede durar eternamente; de hecho, los asistentes deben tener un horizonte de tiempo. Ignacio Buqueras, presidente de la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE), expone que “hay que fijar una hora de inicio y otra de fin. Según el orden del día, la duración mínima será de media hora, y la máxima, de dos”.

Las juntas extremadamente largas son poco rentables, puesto que el ánimo de las personas decae y sólo esperan que acabe pronto. El directivo de Adveo aconseja vigilar el estado de ánimo y la productividad de la reunión. “Si se alarga más de cuatro horas, puede ser contraproducente”. Los participantes deben saber la hora exacta de comienzo y de salida.

De igual forma, no es lo mismo realizar este tipo de asambleas un lunes que un viernes. En el primer día de la semana, los participantes pueden estar desmotivados, y en el último, deseando acabar la jornada laboral. El mejor día suele ser el martes de once a una del mediodía o de cuatro a seis de la tarde.

Quién asistirá
A un encuentro acude quién tenga capacidad de decidir y a quién le influyan tales decisiones. Es decir, personas que contribuyan a la reunión. Según Comí, los participantes son aquellos que hagan una aportación efectiva: los afectados y los que toman la decisión. Este experto además añade la figura del moderador, para evitar la dispersión de temas.

Los asistentes deben conocer con suficiente antelación la convocatoria de la asamblea. Especialmente para que preparen los temas que se van a tratar y acudan con propuestas cerradas sobre las que debatir.

Cinco puntos básicos
1.Agenda previa: hora, lugar y día. Avisar con anticipación para que los asistentes conozcan los temas relevantes que han provocado el encuentro.
2.Definir los objetivos: por qué se convoca la reunión, qué se espera conseguir y con qué acuerdos y responsabilidades saldrá cada participante.
3.Asistentes adecuados: que tomen decisiones, que alcancen acuerdos. Que generen cambios.
4.No se deben mezclar los temas estratégicos con la discusión de asuntos operativos del día a día.
5.Escribir lo acordado para evitar malentendidos y enviar el documento a cada participante.



Expansión

miércoles, 17 de octubre de 2012

25 Websites to Download Free Stock Photo for Your Projects

by brantwilson

 
If you are searching for free stock photo databases, there are quite a few sites on the web that do that, and even at high quality: there are sites that are made by artists or designers for other artists and promote sharing their creations, there are also others which have a double policy, offering both photos for sale and for free, in distinct sections, and there are also sites which offer exposure to new talented photographers who are willing to collaborate.
free-stock 

In any case, there are huge resources of free stock photos on the internet and this article means to help you get to some of the best sources available online at the moment.

So check them out- among all these links you are bound to find what you are looking for!

A famous and very reliable free stock photo site, with a huge gallery containing over 350.000 quality stock photos by more than 30.000 photographers! You can find any picture you need: wallpapers for your desktop, illustration for your blog, pictures for website design and so on. It is also a place where you can share your photos and get exposure. It also has a forum where you exchange ideas with other photographers or artists! You have to register in order to download pictures but it is a very quick and safe procedure.
Stock Xchng - The Leading Free Stock Photography Site 


Another huge stock photo database, where you can search among more than 9 million images is Dreamstime. Here the policy is different, as the site offers photos both free and for sale – in different packages. You have several options: you can take photos from the free section just by registering or you can buy high-resolution stock images with very low prices. If you are a photographer you can sell your stock images and get 30-60% from each sale you make.

Dreamstime - Free Stock Images Section
Here you can download free stock images without any registration necessary. They have a very big collection of high quality stock photos both free and for sale, in separate sections again.


Stockvault.Net  Free Stock Photos And Free Images 

It’s a site with a huge collection of stock photos, either free or for sale. You can download for free 1 photo per day if you sign up, 5 photos per day if you join PhotoXpress on Facebook and 10 photos per day if you offer your personal information. It could be a continuing resource if you agree to these terms!

PhotoXpress - Royalty Free Subscription Images and Pictures
This site checks out at the same time several other free stock photo sites and offers you the results for your search coming from all of them combined. It is a huge resource and you will save a lot of time by using it!

Everystockphoto - Free Stock Photos From Different Sites 

Similar to Stock Xchng, here graphic designers can choose from a huge collection of high quality photos which are completely free. No registration needed! Just hit download and you’ll get the high resolution image that you need!

Free Stock Photos Bank 

In this case there is a different policy: you can download for free the pictures from the huge stock photo collection available here, at a medium resolution, on the condition that you promote them on your site (by providing a link to the source of the picture you choose to publish) It seems like a fair trade to me! If you want a very high resolution you can buy them at a very affordable price.

Free Digital Photos - Free Stock Photos 

It is a site where creatives can share and exchange their work. You can easily download any picture you wish without any authentification needed. If you wish, you can add to the collection of photos as well! They are generally photos provided by very talented photographers!

Morguefile - Free Photos For Creatives By Creatives 

Here you can choose from a collection of 5000 free stock photos and 8000 cliparts that are completely free to download without registration. It’s quick and simple!

5000 Free Stock Photos

This site was created by a graphic designer and other collaborating creatives who were bothered by the fact that it was very difficult to find quality, free to use photos on the internet for using in their graphic creations. So they took their cameras and made their own high quality collection of photos and then they generously decided to offer it for free to any other designer out there who might happen to need it. If you wish, you can make a donation to the site – it would be a nice way of saying thanks!

Unprofound - A Public Domain Stock Photo Collaboration

It is another site that has a huge collection of high quality stock photos. Here you just need to sign up, and then you can download as many pictures as you want, at a very high resolution. If you wish, you can contribute with your own photos as well!

Freerangestock - Totally Free Stock Photography And Textures!

In this case, you will find a site that specializes in art photography, with a retro look, and using old cameras that give a special color effect to all the pictures. You can search the database and you’ll also get information about the type of camera or film that was used! Unfortunately, the pictures are not at a very high resolution, but you can contact the artist that created them and discuss with him/her if you need a high quality picture. Of course, you are free to join the club too, if you are fond of creating such pictures and if you wish, you can even order yourself a very good old camera from the site!

Lomography - Free Photos

It is a site with a very big collection of free downloadable pictures sorted on different sections.(No registration is needed).They are high quality pictures created by a graphic designer who has traveled a lot with his camera by his side. You can check his portfolio too
.
Imagebase - Free Images Public Domain

This is a site where you ca download photos and digital art for free with no registration needed. The site also promotes the creators of the photos and offers you the possibility to communicate with them, if you wish, or comment on their art.

PixelPerfect - Free Stock Photos Section

On this site you will find a wonderful collection of high resolution pictures on nature, geography and traveling mostly, but not only. Again, no registration needed but you should credit the site on your website.

Cepolina Photos - Free Photo

Another site with a very big collection of pictures that you can download for free without any registration. The images are very well structured on subjects so it’s easy to find what you need.

PhotoRack - Stock Photos and Free Images

A huge collection of photos available for download for free- at medium and high resolution! Quick and easy: no registration necessary!

Abstract Influence - Image Portal

Here you will find not only free stock photos but also free audio or free flash but unfortunately you don’t have a big range of choice. You could give it a try, though.

FreeMediaGoo - Free Stock Photos, Background and Web Images 

This is a collection of 4000 stock photos at high resolution and very high quality that you can download for free and without login.

FreePixels - Free Stock Photos 

You’re completely free to use the 25 000 stock photos and textures available on this site for personal or commercial use. No identification needed.

ImageAfter - 25k+ Free Textures And Images 

Another collection of free stock photos of medium or high resolution that you can download as long as you provide a link to the site when you use them.

FreeImages - Free Stock Photos 

A special feature of this site is that beside high quality stock photos it also has 3D cliparts, 3D wallpapers, 3Dmodels, and Flash animations to download for free. No registration is needed again!

InterArtCenter - Free Clip Art Gallery and Images 

A site with a huge collection of 15 000 free stock photos

Openphoto - More Than 14K Images 

This is a site based on a very creative idea- but only at its beginning at the moment. We’ll mention it for the cool idea: the creators of of the site considered the situation when a graphic designer searches desperately for a certain picture and doesn’t manage to find it and they thought about reversing the process. This time it is the designer who requests the exact picture that he/she needs and a volunteer photographer will try to obtain it. After that, the picture will be available for everyone to see and download for free.

Photorogue - Original Photos by Request 

A site with a huge collection of high quality stock photos that also shows you the place on the world map where the picture was taken! You are free to download them for personal use but they are copyrighted by photographer and cannot be used for commercial purposes unless he/she agrees with that.

Woophy - Free Photos