viernes, 22 de marzo de 2013

Bones vacances de Setmana Santa

Descanseu, gaudiu i desconnecteu. 
 I si heu d'agafar carretera, molta precaució. 




Ens veiem a la tornada.


La importancia de la toma de decisiones

Extracto del Libro “Iceberg a la vista: principios para la toma de decisiones sin hundirse de Miguel Ángel Ariño y Pablo Maella”  
 
LA IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES

A andar se aprende andando. A nadar se aprende nadando. Pero a tomar bien las decisiones no se aprende sólo tomando decisiones. Se aprende a decidir cuando se interiorizan unos principios básicos ..... Algunos de estos principios pueden parecer muy básicos y elementales, pero son justamente las cosas obvias las que muchas veces no se tienen en cuenta y conducen a decisiones ineficaces. 

Nuestras vidas y también las organizaciones  de las que formamos parte dependen de dos  factores: las decisiones que tomamos y el entorno externo. El entorno externo son todas  aquellas circunstancias que nos rodean y sobre las que no tenemos ningún control, no  tenemos manera de influir sobre ellas........ 

Algo distinto sucede con esas otras circunstancias que nos acompañan en la vida y sobre las  que sí tenemos posibilidad de influir. Sobre  algunas tendremos control total y sobre otras  simplemente podremos influir en cierto grado. Controlamos o influimos sobre todas esas  circunstancias mediante las decisiones que tomamos. Es por esto que lo que en el futuro sea nuestra vida dependerá de las decisiones  que adoptemos a lo largo del tiempo, porque  tomando decisiones es como influimos en la realidad. 

Podemos decir que nuestra historia personal es la historia de las decisiones tomadas, y que  nuestro futuro —que está condicionado por aquellas que ya hemos tomado- lo vamos  forjando a través de las futuras decisiones. De ahí la importancia de la  toma de decisiones en  la vida de las personas, ya que en último término cada uno es lo que decide ser. De hecho,  tomar decisiones es la actividad más importante que realizamos las personas. En el ámbito  empresarial, es el acto directivo fundamental, porque un directivo lo es en la medida que  decide. 

La toma de decisiones está tan ligada a nuestra vida que no podemos prescindir de ello: no  podemos abstenernos de hacerlo, porque decidir no tomar una decisión implica de por sí  haberlo hecho. Lo que sí podemos decidir es si la queremos tomar nosotros o si preferimos  que otros lo hagan por nosotros. En ese caso estamos decidiendo poner el control de nuestra vida en manos de terceros. Por eso no podemos renunciar a decidir, porque haciéndolo nos  convertimos en espectadores en vez de en  actores protagonistas de nuestra existencia.  La toma de decisiones no la podemos subcontratar, a diferencia de, por ejemplo, la gestión  patrimonial de la empresa. Cada persona está irremediablemente obligada, por acción o por  omisión, a tomar decisiones. Por todo esto es bueno acostumbrarse a adoptar decisiones  activamente, aunque sea sobre cosas pequeñas.  Este es un hábito que fortalecemos con la  práctica y que sin ella se anquilosa. Si nos acostumbramos a no tomarlas proactivamente,  entonces nos costará más hacerlo, porque  la indecisión genera más indecisión. 

A la decisión siempre va ligada la posibilidad  del error. Hay personas que tienden a no tomar  decisiones porque tienen miedo a equivocarse, y dejan que las circunstancias decidan por  ellas, abandonando así el control de su propia existencia. Este tipo de personas, que se niegan  la posibilidad de «fracasar», paradójicamente,  lo acaban haciendo porque al no decidir no  tienen posibilidades de salir al encuentro del éxito. Renunciando a la posibilidad de fracasar,  renuncian también a la posibilidad de triunfar. 

Las personas de éxito también han tenido desventuras. Personas consideradas como grandes  empresarios acumulan en su historial fracasos, algunos de ellos sonados. El éxito muchas  veces es fruto del fracaso. Tener éxito consiste en levantarse una vez más de las veces que se  haya caído. Si no probamos no podemos ganar. Si no compro billetes, no me va a tocar la  lotería...

En resumen: 

• A decidir bien no se aprende sólo tomando decisiones. Se aprende cuando se siguen  unos principios básicos.
• Las decisiones que vas tomando son las que van conformando tu vida: cada uno es lo que decide ser teniendo en cuenta las circunstancias que le ha tocado vivir.
• Acostúmbrate a decidir activamente, porque si no lo haces cada vez te costará más hacerlo.
• Admite que puedes equivocarte —eres humano—, para concederte la posibilidad de acertar.
• Sé consciente de que no puedes resolver todos los problemas que se te plantean. 


Para más información sobre el Programa Enfocado haga clic aquí
 

jueves, 21 de marzo de 2013

Cómo mantener la ilusión en plena crisis económica

Encontrar el lado positivo de las cosas es tarea de uno mismo, pero una comunicación transparente y un 'gracias' a tiempo son una buena inyección de energía.

Cansados, defraudados, resignados… Estos son algunos de los adjetivos que mejor definen el estado de ánimo de muchos profesionales en España. La desilusión se ha instalado de mano de la crisis y rendirse ante la adversidad parece la opción más sencilla. Luis Galindo, experto en programas de motivación y liderazgo, dice que "no podemos permitir que nada ni nadie nos quite la ilusión. No hay que ser conformista. Debemos estar por encima de los problemas".

Muchos profesionales ven el trabajo sólo como una obligación y un medio para cubrir sus necesidades, lo que agudiza la desmotivación. "Hasta que no se sientan orgullosos de lo que hacen y comprendan la trascendencia que hay detrás sus tareas (independientemente de su cargo y funciones) no llegará un cambio de actitud", insiste Galindo.

Trabajo propio
Lo primero que se debe tener claro es que la única motivación que existe es la propia. "Desde el exterior se pueden generar estímulos, pero conseguirlo es tarea de uno mismo. La ilusión es la energía que conduce a la acción, una fuerza vital que nos lleva a fijarnos metas, alcanzarlas e incluso superarlas. Una organización presa de la desilusión está parada, anclada en el pasado en lugar de centrada en lo que está por venir", comenta Fernando Botella, CEO de Think & Action.

Además, cuando entre los miembros de un equipo reina la desilusión, la productividad baja, los resultados empeoran y los gastos se multiplican. Para Inmaculada Cerejido, directora del departamento clínico y de formación de Psya Asistencia, "recuperar la motivación es crucial y requiere grandes dosis de valentía más que de optimismo. Cada individuo debe tener valor para ver con realismo los motivos que están generando esa desgana y actuar con decisión para resolverlos".

Para favorecer estos cambios también es necesaria la intervención del jefe. Éste no puede olvidarse de la gestión de los intangibles (motivación, compromiso, orgullo de pertenencia, felicidad o satisfacción). Galindo recomienda que, a título individual y colectivo, se practique el optimismo inteligente. Un término creado por Martin Seligman, de la Universidad de Pennsylvania, que describe la capacidad de observar la realidad con objetividad, sin perder tiempo en quejarse de lo que va mal y buscando qué se puede hacer para mejorarlo: "Los responsables de los equipos son los que deben implantarlo en las empresas comunicando con claridad las decisiones, no dando nada por sentado y agradeciendo las aportaciones y esfuerzos de cada profesional. Algo poco costoso y que, sin embrago, es una gran inyección de motivación e implicación", dice Galindo.

Botella explica que las empresas deben generar confianza en el proyecto, explicar que existen unos objetivos claros y que cada empleado tiene su parte de responsabilidad en esta misión: "Un líder que hace partícipes a sus colaboradores, los escucha y genera entornos de exploración de nuevas oportunidades es un dispensador nato de entusiasmo".

Efectos secundarios de la desmotivación
* Menor nivel de autoexigencia. El grado de exigencia de una persona desmotivada disminuye notablemente y, por tanto, también baja la calidad de sus ideas, de sus decisiones y de sus acciones con los clientes y con los compañeros. En resumen, su eficiencia y productividad es baja.

* Reducción del bienestar personal. Un profesional sin ilusión se siente incómodo en el entorno físico en el que desarrolla su trabajo y con las tareas que realiza. El abatimiento psíquico se convierte en estrés físico y éste en problemas de salud a corto, medio y largo plazo.

* Disminución del valor como profesional. Con la desgana el empleado pierde la tensión profesional que le mantiene activo y con los reflejos en guardia. Comienza a cometer más errores en su práctica profesional, lo que le condena a ser etiquetado como ineficiente.

* Empeoramiento del clima organizativo. Estos profesionales hablan menos, dramatizan los pequeños inconvenientes, pierden el sentido del humor. Por consiguiente, generan un entorno a su alrededor que hace imposible el trabajo compartido y el flujo de la información.


miércoles, 20 de marzo de 2013

Do You Listen to Your Employees?

When I had my vending business, one of the things we constantly told employees was the following statement: “You are the expert at your job.” It took several years for some of our people to actually believe it.

But I’ve used this mantra in my business life ever since. The key is that, when you make this change, you stop telling people what to do and you start asking them their opinion about the best way to get something done. This can produce all sorts of benefits — if the employees believe your change in approach is sincere.

For that to be the case, you really do need to stop telling people what to do and start asking questions. Asking what was the best way to deal with an issue allowed me to learn about a situation before expressing an opinion or issuing an order. It’s amazing what you can find out when you ask questions instead of making assumptions. 

It helps if you can learn to let employees make mistakes and learn from them. This was tough for me. I spent my first seven or eight years in business believing that mistakes were a bad thing. Eventually, I figured out that as long as we learned from the mistakes we had the opportunity to make our company better. Instead of thinking of mistakes as problems, we started thinking of them as learning opportunities.

I see too many companies where the owners assume their employees have little interest in doing good work. It becomes a self-fulfilling prophecy, and you can almost always spot these companies when you encounter them. They are the ones where you don’t feel valued as a customer.

On the other hand, if you expect your employees to do a great job — and make that expectation clear — I believe they generally will do just that. The behavior of your employees comes from the expectations you set and the way you communicate those expectations.

it is important to encourage employees to take responsibility and not point fingers. This was hard at our company. When mistakes were not allowed, blaming was one of our favorite activities. It took years for the culture to change.

I knew we had turned the corner when I was walking through our food-production facility one day and noticed that the food being made was below our standards. I asked the person who was making the food if she would want to eat what she had made. Her answer was no. I then asked her why she had made it that way.

Initially, her eyes were focused on my shoes and her answer assigned responsibility to her manager, her co-workers and ultimately me. After the fourth time I asked her who was responsible, her body language changed dramatically. Her head came up, she put her shoulders back, and she looked me in the eye and said it was her responsibility.

This was a major moment for her. She stopped being a victim and realized she could control what happened in her workplace. She recognized that she was an expert at her job, and she turned into a different person. Eventually, she became the manager in our food production operation.

The reason it took us years to make this change is that we had some people in management who preferred to tell rather than ask. We had to break old habits. We had to learn to trust our employees and to let them make mistakes. We would take one step forward and two steps back. Then we would take three steps forward and one step back. After several years we learned that we really did trust our people to do the right thing. That was when everything changed.

It takes time. But one day you walk into your company, and you notice that things really are different. It happened with us and it made us a much better company. One of the side benefits was that we were able to reduce our training time for route drivers from eight weeks to two weeks. We also increased the skill levels for new drivers along with our driver-retention rates.

What happens when someone makes a mistake at your company?

Josh Patrick is a founder and principal at Stage 2 Planning Partners, where he works with private business owners on creating personal and business value.

martes, 19 de marzo de 2013

No estamos locos, que sabemos lo que queremos… calidad

Me viene bien Kiko Veneno hoy para comenzar. Me han leído usted algunas veces, quejas porque cuando llevamos recorridos tantos años de gestión de la calidad, en muchas ocasiones recibimos, principalmente servicios,  bienes muy por debajo de nuestras expectativas (algo lógico en un país en el que vemos como actúan esos proveedores de servicios especiales que son, algunos de, los políticos)

Sin embargo esa decepción, mucho más social que técnica, no debe eclipsar la necesidad y el éxito de los enfoques de calidad en la sociedad española actual y a la que tanto ha aportado el programa de calidad de EOI en estos 21 años. Nuestra sociedad tiene de bueno lo que tiene (y es mucho, no exageremos el derrotismo patrio) gracias a que la gran mayoría de los procesos se desarrollan en un entorno de calidad. Piensen en los millones de metros cúbicos de agua potable, de comunicaciones de telefonía móvil, de km recorridos por aviones y trenes; las miles de intervenciones quirúrgicas, de operaciones realizadas con combustible y residuos nucleares, de equipos electrónicos que responden a las señales de un alarma, etc. Todo, todo ello, funciona bien y lo hace gracias a que las empresas gestionan sus procesos, desde el diseño a la entrega, trabajando con los mejores proveedores y poniendo el foco en el cliente y en su valoración. Y eso es calidad.

Es cierto que la función calidad ha desaparecido de algunas organizaciones…, no, mejor dicho, se ha fundido, porque evidentemente sigue existiendo y lo ha hecho porque la calidad ya no es responsabilidad solo de un departamento, el de calidad, sino que se ha asumido como una forma natural y obligada de gestión. Normal, hace décadas, el informático era el que manejaba el ordenador (aquellos armarios de cintas y tarjetas perforadas), hoy somos todos quienes manejamos los equipos, pero ¿Alguien ha prescindido de tener un servicio informático en su organización, directo o indirecto? Nadie, claro. Con la Calidad pasa igual.

En ocasiones, como en otras disciplinas y productos, se hacen procesos de restyling. Este proceso, y perdón por el anglicismo, es renovar externamente un producto clásico para que parezca nuevo o al menos mas nuevo, lo usa mucho la automoción (piensen, los mayores, cuantas versiones han conocido del Ford Fiesta o del Renault 5) La herramienta, como tal, es tan legítima como buena, si se usa bien. En los servicios, en el conocimiento empresarial (casi siempre a causa de esa raza maldita que son los consultores más algún perro aun más viejo que vive dentro de las empresas) se ha utilizado para prostituir conceptos, se ha utilizado para, introduciendo algunos anglicismos innecesarios (primer síntoma) se pretenda rejuvenecer esquemas, normalmente vaciando los contenidos para dejar fachada. Y a la calidad le ha pasado, sufrimos, es cierto, una baja dosis de novedades desde que la calidad se hizo excelencia y excelencia es todo, pero eso no quita para que las técnicas, herramientas y estrategias de la calidad sigan siendo, sencillamente, imprescindibles, aunque no las veamos.

La mala fama viene, como les decía, desde la calidad de los servicios, y eso nos viene más de un problema nacional que de un fracaso de un esquema. Los productos, insisto, que compramos (descarto los todo a cien chinos, ¿Qué espera usted?, le está bien  empleado lo que le pase) son en general de una alta calidad, dando respuesta adecuada las expectativas de los clientes, considerando precio y fiabilidad esperada.

En los servicios, ay, entra el hombre y la mujer y cargan el proceso de vicios, personales y comunales, y ahí la maquina, que funciona, le cuesta y en ocasiones no llega. En los servicios los problemas de los españoles como pueblo se ponen de manifiesto, pensemos:
Directivos de promoción inexplicable, amos del rumor y poseedores de fuentes inagotables de ignorancia, altiva eso sí. (¡Hay Castilla que desprecia cuanto ignora¡)  Cosa de directores generales.
Trabajadores permanentemente enfadados por sentirse maltratados, pero no ahora que los sueldos bajan y las horas suben, antes, mucho antes, siempre nos hemos considerado estafados, ya saben ustedes lo bien que funciona el “yo no soy tonto”… Cosa nuestra.
Una cultura del esfuerzo pulverizada (especialmente cuando ves a algunos de los del primer párrafo) Cosa de las familias.
Una equivocada idea del orgullo, en el que servir en un proceso de servicios es humillante. No somos “damas y caballeros que sirven a damas y caballeros”, lema del antiguo Ritz, somos soberbios hijosdalgo que maltratan a quien les paga. Cosa de sindicatos.
Un fracaso escolar estratosférico, con unos pobres resultados que han fundido millones de euros en magros resultados.  Cosa de pedagogos.
Con todos estos mimbres mal cesto nos sale.

La calidad, a pesar del disgusto que nos dan los servicios, es un elemento imprescindible e invisible de la organización económica actual. Es verdad, insisto, que tanto ha crecido su ancho de banda que hemos perdido de vista las fronteras, pero eso no lo que quita realidad ni necesidad. Veamos algunas de las novedades que circulan por ahí:

El diseño, los nuevos productos,  lo llamamos ahora innovación, pero hace decenios que hablamos de planificación y validación del diseño, que hablamos de QFD (quality function deployment)
La experiencia de cliente, vale, llevamos decenios haciendo encuestas de satisfacción de clientes, focus group, gestionando reclamaciones, hace años que sabemos que una queja es un regalo.
Lean  six sigma, vale, torturamos a nuestros alumnos con clases duras de control estadístico de proceso, sabemos plantear experimentos, sabemos aplicar los conceptos de excelencia a la matemática pura.
Trabajo en equipo, vale, hace tiempo que tenemos superados los círculos de calidad, los equipos de mejora, las task force; hace tiempo que forzamos a los alumnos al trabajo en grupo, dotándoles de las habilidades necesarias, pero advirtiendo que no siempre trabajas con quieres sino con quien te toca.

Ya sabemos todos pedirle a la DGT el certificado de calibración del cinemómetro con el nos han cascado la multa, vale, nosotros podemos leerle ese certificado porque sabemos que es y para qué sirve la incertidumbre del equipo y su relación con la tolerancia.

Esquemas de seguridad, vale, que bien están los análisis de fallos, pero hace mucho tiempo que nosotros usamos el Análisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE) sobre el que están basados todos los esquema actuales de seguridad (sanidad, alimentación, informática, etc.) lo confiesen o no.

¿Quiere todo esto decir que no hay nada que hacer, que todo está hecho, que no hay nada que mejorar? ¿Quiere decir que ya somos suficientemente listos? No, en modo alguno, somos los primeros en ponernos en marcha con la mejora continua, nada está suficientemente bien, todo lo podemos mejorar, pero debemos hacerlo desde la base que gigantes han construido antes que nosotros. Solo afirmo que esta disciplina de la calidad ha llegado a muchos campos hace muchos años, campos que ahora nos aparecen como novedades.

No debemos repetir la triste e infinita historia española de matar a los gigantes en vez de, como Newton, subirnos a sus hombros.

No estamos locos, sabemos lo que queremos, queremos calidad y excelencia y queremos que esa excelencia reine en las empresas y organizaciones españolas es un parte, no la única, de la salida de la crisis. Créanme.


lunes, 18 de marzo de 2013

¿Sirven los códigos éticos en la empresa?

  • La mayoría de encuestados considera que estos códigos éticos tienen poca aplicación práctica
  • A la hora de elaborar nuestras reglas de conducta debemos ser conscientes de nuestras características y nuestra naturaleza
 

La encuesta del mes de febrero formulaba la siguiente cuestión ¿Qué papel juegan los códigos de conducta y ética en las empresas? y obtenía los siguientes porcentajes de voto en las respuestas:

· Son un referente pero les falta relevancia en el día a día: 45.45%
· Son determinantes en el rumbo de la compañía que los implementa: 31.82%
· Son conjuntos de buenas intenciones imposibles de cumplir en un negocio: 23%

La votación del mes de febrero nos permite ver cómo, para el 45% de encuestados, estos códigos tienen poca importancia en la actividad de la empresa. Con un 15% menos de votantes se queda la opción de que sí tienen peso en la organización que los implementa.

Esa desconexión entre los valores que buscamos y los que ponemos en práctica en muchas ocasiones tiene que ver con el planteamiento de los códigos éticos. En esa fase tenemos que saber cómo queremos ser, pero también cómo somos. Las organizaciones deben analizar sus características, su entorno, su competencia, sus problemas… Y en función de todo eso, trazar las líneas generales que van a determinar ese código. Gran parte de las compañías han abusado de formatos standard al plantear estos documentos. No tener en cuenta tu propia naturaleza a la hora de crear las “reglas” que van a determinar tus actuaciones convierten en papel mojado el documento que lo contienen desde su creación. Es necesario tener en cuenta qué obstáculos se presentan en el día a día de la empresa y quienes son los encargados de esquivarlos. Ser confuso o demasiado general nos llevará a que las conductas propuestas se alejen de nuestra realidad y no pueda darse la aplicación que se debe.

En esta línea, y dentro del libro Los mitos de Silvia, Jorge Cajigas recomienda cuatro etapas para la elaboración del mismo:

1) Definición de una estructura de equipos de trabajo
2) Redacción de código de conducta:
· Análisis de la empresa
· Identificación de las áreas críticas
· Definición de los comportamientos de riesgo
3) Comunicación y formación
4) Asesoramiento y vigilancia del cumplimiento

La tercera respuesta en número de votos es la que hace referencia a la imposibilidad de que estos códigos se lleven a cabo (31%). Un dato que nos sirve para analizar el origen frecuente de los códigos. Normalmente no se definen los valores desde los principios. Nos solemos dar reglas a raíz de crisis. Por ejemplo Nike fue denunciada en 1990 por utilizar empresas que recurrían a la explotación infantil en Asia. Sus ventas descendieron. En 1992 la compañía, dedicada al textil y calzado deportivo, publicó un Código de conducta con el compromiso de que todos sus contratistas se ajustaran a una serie de reglas que no permitían el abuso de niños. Es decir, sólo cuando ha afectado a nuestro rumbo como compañía planteamos una solución apegada a los valores. Entonces los códigos se convierten en una respuesta al mercado más que a nuestros iniciales propósitos, y lo que es peor, son percibidos como tal.




viernes, 15 de marzo de 2013

La empatía en Mejor imposible

Rubén Turienzo
@RubenTurienzo
Miembro del Talent Great Team

Melvil Udall, el protagonista de Mejor imposible, es un escritor antipático que no tiene el menor inconveniente en humillar a las personas que forman parte de su día a día. Obsesivo compulsivo, no tiene amigos ni a nadie con quién compartir sus experiencias, pero parece que tampoco le importa demasiado. Reacio a tener relaciones, no puede pasar un solo día sin que su camarera Carol le sirva en el restaurante al que acude. Por diferentes situaciones, Melvin, Carol y Simon, un vecino homosexual de Melvin, emprenden un viaje en coche, que se prevé conflictivo por las diferentes personalidades y los momentos vitales que atraviesan los ocupantes del vehículo.

 La empatía es una gran capacidad que nos permite reconocer, comprender y validar los sentimientos de los demás. Una persona empática es capaz de leer emocionalmente a los demás. Mejor imposible es una cinta llena de momentos especiales, pero uno en el que se aprecia perfectamente la empatía es en ese viaje en coche. Carol y Simon entablan una conversación profunda y poco a poco se van sincerando. Es Carol quien conduce y cuando la conversación llega a un punto álgido de gran descarga emocional, ella decide parar el coche para prestarle toda su atención a Simon.

La empatía es nuestra conciencia social, que da paso a la calidez, al compromiso, al afecto y a la sensibilidad. Las personas que tienen estas capacidades empáticas suelen dañar la intimidad emocional de los demás, pues al no darle valor a los sentimientos y emociones de los otros provocan malestar. La conversación entre Carol y Simon, basada en la escucha plena, crea entre ambos un vínculo inquebrantable. Si deseas que los lazos con las personas que te rodean sean fuertes y duraderos practica la empatía. Es posible.

jueves, 14 de marzo de 2013

La empresa sigue anclada al escritorio, la oficina, el PC y el software instalado

 

Hablamos a menudo de soluciones de movilidad, que introduzcan criterios de flexibilidad para poder trabajar desde cualquier lugar o cualquier dispositivo. Puede que todo esto se vea como algo que podremos aprovechar en el futuro, porque tengo la sensación que la empresa sigue anclada al escritorio, la oficina, el PC y el software instalado.

El modelo tradicional, que todos conocemos con su Windows XP, su Office y demás programas sigue siendo tan vigente como el horario de trabajo de 9 de la mañana a seis de la tarde. Por mucho que sepamos que otra forma de trabajar es posible, de las ventajas de virtualizaciones, trabajo en movilidad, firmas o facturas electrónicas, lo más que algunas empresas han conseguido movilizar es el correo electrónico

Y lo cierto es que no se por qué se da tanta importancia a una herramienta que en sí misma no produce nada, sino que nos ayuda a la organización interna. Sin embargo, cuando hablamos de trabajar con conexiones remotas, utilizar aplicaciones en la nube que nos permitan trabajar desde cualquier lugar, son muchas las empresas que no quieren ni oír hablar de estas cuestiones. 

Con esto vamos tirando ahora, que en la mayoría de las empresas hay poco trabajo y luchan más por sobrevivir que por buscar ser más eficientes y con ello más competitivos. Entiendo que en muchas ocasiones el llegar a fin de mes, mantenerse abiertos un mes más es el objetivo final. El problema es que si no podemos buscar un modelo más eficiente, que nos permita ser más competitivos será complicado que cuando levantemos cabeza podamos mantenernos. 

¿Podemos mantener nuestro modelo de negocio cinco años más? ¿Cómo me pueden ayudar las nuevas tecnologías a ser más eficiente en mi trabajo? Estas son algunas de las preguntas que yo me haría. A partir de aquí intentar encontrar las soluciones que me ayuden a sacar el máximo partido de los recursos de mi empresa. O dicho de otra manera, hacer más con menos. ¿Podemos conseguirlo con el modelo actual de trabajo?

Tecnología Pyme

miércoles, 13 de marzo de 2013

7 Unexpected Principles to Finding Your Most Productive Self

 

“Either you run the day or the day runs you” Jim Rohn

Have you ever tried a productivity system like creating massive to-do lists, not-to-do lists, GTD, the 4-Hour Workweek …only to find out this doesn’t quite work for you?
Worst of all, do you have a sense of overwhelm and anxiety when you think of your priorities for the day?
Sometimes we’d like the day to have 25 hours.
It’s not MORE hours.
It’ s being MORE disciplined with your time.
To prove the point to myself, I had the idea of putting myself in my favorite athlete’s shoes for a week and see if I’d have a more productive week.

1.   Why Think Like an Athlete?

Who epitomize achievement through discipline?
Who push body and mind, often since childhood, to reach excellence at the highest levels of human performance?
Who make sacrifices beyond imagination?
Athletes do.
I picked Clara Hughes, Olympic medalist speed skater as my model and started building a work routine just like hers:
Get up early, stretch, workout, eat, workout, recover, study, workout, nap, work…
Once I got used to her skates, I started feeling a change in my attitude towards work – I was getting more disciplined and focused.
The IOC (International Olympic Committee’s site) even offered me some helpful tips on time management:
« Time management skills are essential skills for effective elite athletes.
Athletes who master these techniques routinely are the highest achievers, even those under intense pressure, in all walks of life, from sport to business.
Firstly, it is important to identify and concentrate on the things that matter most. This ensures that you achieve the greatest benefit possible with the limited amount of time available to you. »
Here’s how these tips apply to your daily work:

2.   Find your Big Rocks

You probably don’t have time to do everything that’s on your to-do list.
So how do you choose?
There’s a simple rule but you might not like it:
You say NO to all the things that will not have a direct impact on your business.
Clara Hughes acknowledges: “What’s most difficult for me is saying no.  I often feel that I’m letting people down.  I’ve had to learn how to recognize my limits and respect these limits”

3. Keep Track of your time

· For a week, try writing down each activity you work on.
I know it sounds tedious but it’s a fast and easy way to find out whether you’re spending time on your Small Rocks or your Big Rocks.  All you need is a pad of paper to jot down the time you start an activity and the time you finish it.
·  Decide on what you want to do with the small stuff: eliminate, delay, replace.
·  Procrastinating?  In his book, Art of Procrastination, John Perry, a philosopher at Stanford University talks about “structured procrastination”. It makes sense to follow a classic advice: Just get started.  To do so: Chunk down your projects to chewable bites.
·  Tired? Start observing your work patterns.  Are you a morning person? A night owl? Athletes schedule downtime and restorative breaks after each intensive practice.
If you’d like to find out how efficiently you are managing your energy, take this free audit.  Author Tony Schwartz founded Renewal to help businesses like Google and Coca-Coal renew their energy to be more productive.
Working in 90-minute intervals turns out to be a prescription for maximizing productivity.

· If you’re still in a rut why not try an egg timer to pace you and get you started?
Turn the dial and listen to the minutes ticking away as a mantra.
When you do this rotational movement, you send a signal to your brain: JUST DO IT!
You are now designing your very own personal productivity routine that fits your unique needs.  But you still need to tweak it a little more.

4. Set yourself free and automate your process.

Who wants to work like an automat?
We tend to associate automation with boredom and lack of creativity.
But automating your work routine is different.
It allows you to dramatically reduce time spent on making decisions that drain your brain.  Automation takes care of ongoing questions about when to look up your emails, when to answer the phone, how long to surf the Internet.
Those synaptic pathways in your brain are going to get worn in because of repetition.
You create a habit of working on your Big Rocks.
By now, do you need to relax?

5. Relax to be more productive

·      Stop every 60-90 minutes
·      Breathe.
·      Move.
·      Walk your dog.
·      Try Downward  Facing Dog yoga pose for better focus.
That’ll get your creative juices running again.
Even better, this is where cross-pollination miracles happen.
And if you’re taking a break, why not fuel your brain too?

6. Eat and Drink

You don’t need 12,000 calories per day like Michael Phelps but make room for a balanced diet.  Drink – your brain needs it.
It’s so obvious we tend to ignore the advice.
7. Waste Your Time – but Waste it With Pleasure

Hey. We’re humans. Doing nothing is important too.
For ice dancing skater Marie-France Dubreuil, “the biggest obstacle to finding balance is my obsession with my work, I would continue thinking about training at the end of day. I had to learn to stay present in the moment.”
So you’re saying this is too simple?
Well, that’s why it’s so easy to dismiss.

You see you don’t have to be an athlete to apply these principles.
All you need is to approach time with an open-mind and some imagination.
One system does not fit all.
Play around with your new work routine until it’s a second skin.
The ultimate reward is getting the results you’ve been chasing all along.
And keeping your passion alive!
———
Laure Cohen coaches business people on ways to sharpen their business acumen and hone their social skills.  Find out more on how to stand out from the crowd in record time in her blog http://www.SheMeansSuccess.com.  Tweet her @laurecoh.



martes, 12 de marzo de 2013

For Happier Employees, Learn To Give More Gratitude Than "Thx"

We all know happier companies make more money--and nothing makes for happier employees than learning how to show real gratitude for what they do. Here are some pointers to get you started today.

 

 

Do you suffer from Gratitude Deficit Disorder? If you're like the executives that Mark Goulston's been running into, you might.
At Harvard Business Review, the business psychiatrist admonishes executives for viewing their teams--especially their assistants--as "appliances." But unlike the Kenmore in the kitchen, your direct reports have interior lives, and the pay and benefits of the gig may not be enough for them to feel fulfilled. As with other mammals, humans need to feel social connections to do their best work.
Call it the "contented cows give better milk" school of leadership: As has been detailed, the happiest companies are often the most profitable and firms with highly sustainable engagement have three times the operating margin of their less-engaged peers. And expressing gratitude is a reciprocal behavior, meaning that the thanked person is more likely to help the thanker--and less likely to join another company, key for building employee engagement.

How to really say thank you

Goulston lays out three steps for getting good at giving gratitude:
  1. Be precise: Thank the person specifically for their exceptional actions: Tell them what they're doing awesome.
  2. Acknowledge the effort: Note the personal cost of their getting it done. If they work through the weekend, appreciate the social and family costs.
  3. Share your stakeholdership: Make a point of how their great work helps your work, show how you're in this together.
Developing a sense of how to show gratitude is a leadership key--one that can help you (and your employees) reach their potential.
[Image: Flickr user Courtney Rhodes]


lunes, 11 de marzo de 2013

Lenguaje corporal en negociaciones

Es muy importante que conozcamos y observemos el lenguaje corporal, para sacar ventaja en un negocio, ya que facilitará que nuestro mensaje sea más entendible y captará la atención de la otra parte. Además, hay que prestar mucha atención al lenguaje corporal del otro, ya que nos dirá mucho de esa persona y de qué tipo de negociador se trata. 


La comunicación humana es un proceso continuo de relación, que engloba en la mayoría de los casos, un conjunto de formas de comportamiento, a veces, independientes de nuestra voluntad. No es necesario que toda trasmisión de información sea consciente, voluntaria y deliberada de hecho, cualquier comportamiento en presencia de otra persona constituye un vehículo de comunicación.

La educación y las buenas maneras son muy importantes en una negociación; pero a veces nuestros
gestos dicen lo contrario. La comunicación no verbal dice mucho de nuestro interlocutor. A veces se dice una cosa pero con los gestos se comunica otra. Hay que estar "coordinados" a la hora de hablar y gesticular.

El proceso de la comunicación no verbal juega un importante papel en cualquier ámbito social, pero mucho más en el mundo de los negocios, donde a veces un mal gesto puede dar al traste con un buen negocio.

El
lenguaje corporal es muy importante en las comunicaciones interpersonales, siendo utilizado cada vez más en todos los ámbitos de nuestra vida cotidiana. Los negocios no lo dejan de lado, y le dan una importancia aún mayor, ya que al momento de negociar, la correcta utilización del lenguaje corporal nos ayudará a tener éxito.

Es muy importante que conozcamos y observemos el
lenguaje corporal, para sacar ventaja en un negocio, ya que facilitará que nuestro mensaje sea más entendible y captará la atención de la otra parte. Además, hay que prestar mucha atención al lenguaje corporal del otro, ya que nos dirá mucho de esa persona y de qué tipo de negociador se trata.

 

Los gestos como fuerza para negociar: El poder de las formas y los gestos Introducción:

El "proceso" de la comunicación no verbal juega un importante papel en cualquier ámbito social, pero mucho más en el mundo de los negocios, donde a veces un mal
gesto puede dar al traste con un buen negocio.Desarrollo:

Si tenemos enfrente a un negociador colaborativo, dará un fuerte apretón de manos al saludarnos, todo lo contrario a un negociador competitivo. Al iniciar el diálogo, si somos nosotros los que tenemos la palabra, el negociador colaborativo inclinará su cabeza hacia delante demostrándonos su interés.

Otra cosa que generalmente hace un negociador colaborativo es que al caminar, colocan sus manos en las caderas, lo que significa una predisposición a llegar a un acuerdo.

Al momento de ir a una reunión de negocios, es de suma importancia que así como preparamos nuestro discurso también preparemos el
lenguaje corporal del que éste irá acompañado, sin olvidar observar la comunicación verbal de la otra persona, y responder en base a ella.

El arte de la estrategia 

viernes, 8 de marzo de 2013

Crowdsourcing, Freeworking, Gamification… conceptes de present i futur al mercat de treball

Barcelona Activa, de la mà de Rosaura Alastruey (ProyectosTIC.com) presenta periòdicament les principals tendències i novetats del mercat de treball 2.0 en l’activitat de Porta22 “Update de Xarxes Socials”. Repassarem les principals aportacions de la seva última edició, en la que es va parlar dels següents conceptes i/0 plataformes:
  • Crowdsourcing:  les empreses que tenen la necessitat de fer un determinat projecte o generar noves idees, fan una convocatòria oberta. Exemples són plataformes com www.adtriboo.com i www.localmotors.com, o la xarxa d’innovació anomenada Innorealize, punt de trobada entre científics, enginyers i empreses.
  • E-learning: la plataforma knowpills proposa una manera divertida d’aprendre píndoles de coneixement en formats digitals i d’anar acumulant Kpoints que permeten posicionar-te millor a la plataforma, on també hi ha empreses que busquen candidats/es.
  • Freelance: www.freelancer.com és el mercat de subcontractació més gran del món; així com  www.peopleperhour.com ho és en la recerca de feina per hores.
  • Freeworking: iniciativa espanyola on les empreses posen a disposició d’emprenedors un espai de treball de manera gratuïta durant un cert temps.
  • Gamification: algunes empreses ja utilitzen aquesta tècnica del joc per a seleccionar als seus candidats/es. A Danone, utilitzen el joc  trust.danone.com per a atraure el talent de joves professionals de tot el món. A Siemens disposen d’un joc social www.plantville.com i a Hays l’anomenat Hays Challenge, el qual presenta diferents situacions quotidianes de l’empresa i s’han de prendre decisions al respecte.
  • Innovació social: la plataforma www.crowdthinking.org  s’utilitza per a presentar idees o projectes i buscar recolzament per a portar-los a terme.
  • Interactivitat: Com pot ser un currículum interactiu? “Mario Busca Curro” a més d’un projecte final d’un estudiant, s’ha convertit en una manera original de presentar candidatura per  a trobar feina.
  • Marketplace: el web BountyJobs és un marketplace que posa en contacte a ocupadors i headhunters.
  • NetworkingBinternacional és la xarxa professional que ajuda a buscar feina a l’estranger; Jackalope Jobs un agregador d’ofertes i de diferents contactes procedents de Linkedin, Facebook i PlaxoJobLinker, una iniciativa espanyola que et permet trobar feina a través dels teus contactes a Facebook i ofertes que publiquen empreses.
  • Talent: Si parlem de captar talent, tenim xarxes com Webmeup per a professionals del sector digital i web; Gonway una xarxa professional creada per a joves (alguns li diuen el Linkedin dels universitaris), o UPSTARTUP, adreçada a les startups busquin talent.
  • Videocurrículum: s’acaba de presentar a Fitur 2013 el primer portal sectorial audiovisual, anomenat Tourist Talent, adreçat  als professionals del Sector turisme  on els candidats insereixen també el seu videocurrículum.
Aquestes tendències reforcen la importància de fer visible el talent mitjançant les xarxes socials o a través d’altres canals que no siguin els tradicionals. Estàs preparat per aquest futur inmediat?

Publicat per: Montse Sanz, Equip Tècnic del Centre per al Desenvolupament Professional Porta22 de Barcelona Activa.

jueves, 7 de marzo de 2013

Cinco preguntas que todo candidato debe hacer a su entrevistador

No existen fórmulas secretas para obtener un trabajo, pero sí recomendaciones que pueden ser de ayuda para lograrlo si estás en proceso de búsqueda de empleo. Así que si estás buscando trabajo y aún no has obtenido buenos resultados con un nuevo puesto, Trabajando.com te plantea cinco preguntas claves para hacerle al entrevistador. Es fundamental que las preguntas que hagas demuestren comprensión a los retos planteados, responsabilidad, confianza y proactividad para dar la mejor impresión y asegurar al entrevistado tu gran interés por lograr el puesto.
 
1. ¿Cuáles son los retos inmediatos de este puesto, qué es lo más importante a cubrir en los primeros tres meses de trabajo?
Te dará un panorama de cuáles son las prioridades y urgencias a resolver en las primeras semanas laborales. También puede ser un termómetro para medir el ambiente y la forma de organización que prevalece en la empresa.

2. Por la información que conozco de ustedes, sé que tienen en mente cambios (citar un ejemplo). Pregunta: ¿cuáles son las tareas o proyectos con potencial de crecimiento y áreas de oportunidad?
Muestra interés por los planes del negocio, piensa en una sugerencia o solución que puede acoger el grupo y represente un valor añadido de tu parte. Lo importante es demostrar que sabes de lo que hablas, pero no olvides que aún no estas contratado

3. Sé que este puesto representa un crecimiento en mi carrera. Pregunta: ¿cuál es el aspecto más gratificante de trabajar aquí?
Ayuda a obtener información sobre el clima laboral, la forma en que concilian el equilibrio trabajo- familia, las compensaciones que se dan a los empleados, entre otros datos.

4. ¿Quisiera saber sus planes de carrera, manejan este tema con sus empleados?
Los datos que el reclutador revele te ayudarán a visualizar tu futuro en ese trabajo al ser contratado. A nadie le gusta la idea de quedar atrapado en un puesto por años, sin posibilidad de avance. En la entrevista tienes minutos valiosos para identificar si es un lugar con políticas de crecimiento profesional.
No tengas miedo de soltar conceptos, como ¿dan alguna capacitación?, ¿apoyan al empleado que desea estudiar?, ¿se puede proponer entrenamientos? Esto genera una imagen de proactividad por tu parte.

5. ¿De qué manera se evalúa el desempeño de los empleados?
Conocer qué criterios utiliza la organización, por ejemplo, para un esquema de compensaciones y desarrollo profesional.

Javier Caparrós, director general de Trabajando.com España, señala: “Es muy importante que vayas bien preparado a la entrevista, debes tener claro que es el momento para demostrar tus capacidades, por lo que realizar preguntas al entrevistador, resaltaran tus aptitudes sobre el resto de los candidatos”.


APD

miércoles, 6 de marzo de 2013

Salir del despacho tiene efectos positivos

El directivo paranoide. Ese es el concepto que usa Iñaki Piñuel para describir a muchos altos cargos que se distancian de la realidad que les rodea. Para este doctor en psiclogía y MBA por el Instituto de Empresa el proceso que les lleva a esta posición viene determinada por el miedo y por la dificultad de fomentar sus propias redes sociales en el entorno social más inmediato. Piñuel, en su obra Liderazgo Zero, distingue varios efectos de esta “paranoia” como el empobrecimiento del liderazgo (con una dirección a la defensiva), imposición de valores y actitudes en la empresa, énfasis y justificación del control, distorsión de la comunicación y despliegue de neolingüistica y la extensión de la indiferencia en las relaciones (ruptura del sentido de la comunidad). Es decir, si hemos llegado aquí por la dificultad de encontrar nexos en nuestro entorno inmediato, esta actitud directiva los hará aún más grandes.

Charlas en el pasillo
Sin llegar al extremo de ese directivo paranoide sí que es evidente que las agendas apretadas y los modernos mecanismos de comunicación han contribuido a provocar la soledad de muchos directivos en sus empresas. Distancia entre todos que no favorece a nadie. El doctor en organización de empresas Gabriel Ginebra determina que «a pesar de que estamos más preparados que nunca, la calidad de gestión ha descendido. El número de micro-asuntos que atendemos se ha disparado». Y en eso la tecnología es un factor determinante: «sufrimos una fascinación por lo virtual, como el niño con el juguete nuevo. Y además es muy cómodo pensar que los asuntos se pueden arreglar sin levantar el culo de la silla. Es también menos comprometido». En su libro El japonés que estrelló su tren para ganar tiempo, Ginebra denuncia a todos aquellos cargos que se alejan de su equipo y siempre interponen algo entre ellos y los demás: un papel, un ipad, una presentación…

El autor defiende las pequeñas charlas y los pequeños encuentros cara a cara porque aportan conocimiento sobre el estado de la organización. Son sus miembros los que darán cuenta de cómo están. Saber qué ocurre en la oficina y aprender a escuchar a la organización es vital. Aunque no sea fácil, Winston Churchill ya dijo que hace falta valentía para levantarse y hablar pero también para sentarse y escuchar. Saber escuchar no implica solo enterarse del último chisme que circula. También supone conocer de una forma más global el estado de nuestra organización y poder atajar problemas antes de que se conviertan en quistes de nuestra estructura.

Para ponerse manos a la obra Ginebra no duda en abrir la agenda de par en par a la gestión de personas, reservando para ellos bloques de agenda «de la misma forma que debemos reservar en tiempo si queremos hacer más deporte, mejorar nuestros inglés o compartir más momentos con la familia».

Liderazgo y credibilidad 
Si queremos generar credibilidad en nuestro entorno laboral, transmitir valores y fomentar un determinado tipo de organización debemos estar presentes, para conocer y que nos conozcan. James Kouzes y Barry Posner, dos de los mayores expertos internacionales en liderazgo, señalaban que «el liderazgo es personal. No es sobre la empresa, la comunidad o el país. Es sobre ti. Si las personas no creen en el mensajero, no creerán en el mensaje. Si las personas no creen en ti, no creerán en lo que dices. Y como es sobre ti, tiene que ver con tus creencias, valores y principios».

martes, 5 de marzo de 2013

Secretos de la CIA para impulsar tu carrera

  • Carleson describe hasta 4 lecciones que el mundo profesional puede aprender del campo de los espías y los investigadores
  • "En el mundo del espionaje la planificación de los detalles más simples requiere mucha consideración"


Si la representación de Hollywood de la vida de un agente de la CIA fuera acertada, yo tendría un coche más veloz, mejor vestuario y una caja de herramientas llena de aparatos de última tecnología provenientes de mis años trabajando para la central de inteligencia de Estados Unidos. Sin embargo los recuerdos de mi profesión son mucho más burócratas que Bond.

La verdad es que los espías usan más la psicología que la tecnología. En lugar de aparatos y artilugios, los agentes de la CIA utilizan técnicas de comportamiento para extraer secretos de personas y organizaciones, técnicas que son lo suficientemente generales para poder ser aplicadas en las situaciones menos encubiertas. Escribí mi libro Work Like a Spy: Business Tips from a Former CIA Officer (algo así como, Trabaje como un espía: consejos sobre negocios de una ex agente de la CIA), con la intención de identificar y explicar el trabajo de ser espía de tal manera que pudiera ser replicado en cualquier profesión. Estas son lecciones que el mundo corporativo puede aprender del mundo clandestino.

1. Valore el poder del reclutamiento ofensivo
Es responsabilidad de un agente de la CIA detectar y reclutar otros espías. En la mayoría de los casos, los potenciales espías son seleccionados por su acceso a información valiosa; la relación con estos individuos puede continuar por muchos años, siempre y cuanto continúen compartiendo información clasificada. En un número de casos menor, el propósito del reclutamiento es más inmediato: desestabilizar, desmoralizar e incluso destruir la organización objetivo.

No estoy promoviendo ningún tipo de espionaje corporativo aquí; esta lección para el mundo de los negocios es más sutil. En concreto, ser el empleador de preferencia en su empresa significa negarle a la competencia acceso a ciertas aptitudes y líderes. El reclutamiento eficaz y las políticas de retención son a menudo consideradas conceptos nebulosos en el mundo de los negocios, pero en las industrias más competitivas, el jugador con mayor capacidad de atraer y retener personal clave tiene una ventaja muy tangible.

2. Desarrolle una red de doble vía
Busque un mentor con un rango mayor. Vístase de acuerdo al puesto que busca y no de acuerdo al cargo que tiene. Maximice el tiempo cara a cara con su jefe. Los consejos de carrera en el mundo corporativo se concentran casi completamente hacia arriba. Los agentes de la CIA, por el otro lado, valoran las redes de inteligencia que se extienden hacia todas las direcciones. Claro, un diplomático de alto rango podría tener acceso a más información que un empleado del correo, pero un buen espía sabe que la persona encargada de repartir la correspondencia maneja los mismos documentos y es mucho más vulnerable a ser reclutado.

En el mundo de los negocios, conviene establecer relaciones en todos los niveles: desde la secretaria que determina si pasa su llamada o no, hasta el guardia de seguridad que puede decirle de forma amigable que el ejecutivo con el que ha intentando reunirse llega al gimnasio del edificio cada mañana a las 8. Las redes más eficaces tienen gran alcance en todas las direcciones.

3. Aléjese de las hojas de cálculo
En 2002 y 2003 algunas personas muy inteligentes con acceso a la información y las visualizaciones más sofisticadas formularon un argumento convincente de que Irak tenía armas de destrucción masiva. Después de la invasión estadounidense, la verdad fue desvelada: los depósitos de esas armas no existían. En 2003, pasé varios meses como miembro del equipo de búsqueda en Irak, y el fuerte contraste entre la información que estudié antes de llegar y la realidad en el trabajo de campo fue desconcertante. El solo hecho de estar allí y hacer las preguntas correctas a las personas correctas reveló una historia muy distinta comparada a las visualizaciones, interpretaciones y análisis. La inteligencia humana, en este caso, hizo que las hojas de cálculo parecieran un chiste. Por supuesto, esto no siempre es así. Pero la dependencia excesiva en la métrica, las hojas de cálculo y los pronósticos pueden dejar a los ejecutivos, que se basan en los números, ciegos ante la verdad de la realidad.

4.”Manipular” no es una mala palabra
En el mundo del espionaje, los riesgos son altos y los plazos cortos, por tanto, los agentes de la CIA hacen todo lo que está dentro de su control para mejorar sus probabilidades de éxito. La planificación de los detalles más simples requiere de mucha consideración. Por ejemplo, en la reunión con un objetivo, la elección del lugar es de por sí una deliberación meticulosa. La ubicación debe ser accesible, pero discreta. Se les tiene que negar la entrada a los participantes no deseados, y a la vez asegurarse de que tenga múltiples salidas, sin obstrucción, en caso de que las cosas se pongan feas. Todo, desde la iluminación hasta la vigilancia es seleccionada para facilitar el resultado deseado. Es la manipulación sutil del objetivo para obtener un “sí”.

*J.C. Carleson es  ex agente de la CIA. Es la autora de ‘Work Like a Spy: Business Tips from a Former CIA Officer’.

 * Traducción y adaptación del artículo de J.C.Carleson en WSJ.



lunes, 4 de marzo de 2013

Organiza tu correo electrónico de manera efectiva con los filtros de mensajes

El correo electrónico es una de las herramientas que más solemos utilizar para comunicarnos con clientes, proveedores o compañeros de trabajo; de hecho, en muchas ocasiones pasamos una buena parte de nuestra jornada laboral pendientes de este canal de comunicación (aunque no es la mejor manera de gestionarlo). Gestionar adecuadamente nuestro buzón de correo electrónico nos puede ayudar a ahorrarnos tiempo y, sobre todo, a poner el foco en lo que es realmente importante; un objetivo que podemos conseguir poniendo cierto orden en nuestro inbox.



Siempre con la idea de mejorar nuestra productividad, hemos dedicado algún que otro post a hablar del correo electrónico y a revisar algunas ideas y consejos prácticos para no inundarnos en centenares de mensajes sin leer que no nos permitan desempeñar nuestro trabajo cómodamente y, entre estas ideas, hemos nombrado en mas de una ocasión los filtros

Prácticamente, todos los servicios de correo web (como Outlook.com o Gmail) y los clientes de escritorio (Outlook, Thunderbird, etc) incluyen la posibilidad de configurar filtros para automatizar el procesamiento de los mensajes que llegan a nuestra bandeja de entrada. ¿Y por qué usar un filtro? Dependiendo del volumen de correos que manejemos, podemos encontrarnos situaciones en los que en nuestra bandeja de entrada se acumulan 100, 200 o 300 mensajes de correo que no hemos leído y entre los cuales hay cosas que son importantes y otras que lo son menos (incluyendo cosas que son totalmente prescindibles). Si somos capaces de procesar automáticamente los mensajes, podríamos detectar los que son importantes y establecer niveles de prioridad rápidamente, permitiéndonos trabajar cómodamente y, sobre todo, minimizando el tiempo que dedicamos a revisar mensajes y procesarlos de manera manual.

¿Cómo automatizar el inbox?

Los filtros son reglas que podemos configurar y que se aplican cuando un mensaje llega a nuestra bandeja de entrada. Si no tenemos ningún tipo de filtro, el mensaje directamente se almacenará en el inbox pero, si los tenemos activos, nuestro gestor de correo analizará el asunto, el remitente, los destinatarios o el contenido del mensaje para valorar si coincide con unos parámetros de búsqueda que hayamos fijado y realizar, automáticamente, una acción.
¿Una acción? ¿Qué tipo de acción? Por norma general, los filtros nos ayudan a clasificar mensajes, es decir, a guardarlos en carpetas determinadas (etiquetas en el caso de Gmail), marcarlos como importantes (destacar en Gmail o marcar como importante) o enviarlos, por ejemplo, a la papelera o a la carpeta de spam.

 

Este tipo de reglas son bastante sencillas de configurar y el proceso suele ser bastante intuitivo, de hecho, podemos combinar los criterios de búsqueda para segmentar mucho mejor los mensajes que recibimos y ser mucho más certeros en la clasificación aunque, como en todo en la vida, hemos llegar a un equilibro entre ser operativos y no cargarnos en exceso de trabajo configurando un número de filtros extremadamente grande.

Criterios a la hora de filtrar mensajes

Teniendo en cuenta los criterios de segmentación que tenemos disponibles (remitentes, destinatarios, asunto, contenido o la existencia o no de archivos adjuntos) y que podemos combinarlos, tenemos bastantes grados de libertad a la hora de configurar nuestros filtros y automatizar el procesamiento del inbox.

Por experiencia personal, creo que la mejor forma de adentrarse en el uso de los filtros es construyendo, al principio, un modelo sencillo para ir complicándolo de manera gradual y avanzar en la clasificación automática de cada vez más mensajes.

Uno de los primeros bloques de mensajes que podemos tratar automáticamente son los que provienen de aplicaciones que generan correos de manera automática y, por tanto, llevan un formato fijo que siempre se repite. Herramientas de gestión de tareas, helpdesks, herramientas de ticketing o, incluso, boletines de noticias, pueden ser buenos ejemplos de correos que podemos automatizar y almacenar en carpetas concretas que procesaremos dependiendo de la prioridad de estos bloques de conenidos.

 

Otro criterio que podemos seguir a la hora de clasificar los mensajes en base a su asunto si, por ejemplo, seguimos patrones fijos en estos. Imaginemos que trabajamos en múltiples proyectos, si somos capaces de mantener una etiqueta fija con el nombre del proyecto (algo como [Nombre_Proyecto]) que vaya en el asunto de todos nuestros mensajes y que, además, la gente que trabaja con nosotros también la usa, podremos automatizar mucho la clasificación de los mensajes y segmentarlos por proyecto (siguiendo con el ejemplo) y si, dentro de este criterio, segmentamos por remitente o cualquier otro elemento, podremos afinar aún más los criterios de clasificación y almacenar los mensajes en carpetas distintas según asunto y remitente.

Lógicamente, si nuestro inbox es presa del spam, nunca está de más configurar un filtro que nos ayude en la lucha contra este tipo de mensajes y, en este sentido, filtros basados en palabras clave en el asunto o en el contenido pueden ser interesantes.

Temperaturas y temáticas

Si bien es habitual trabajar con las temáticas de los mensajes a la hora de aplicar criterios que automaticen la clasificación, existe la posibilidad de intercalar "bandejas intermedias" entre nuestro inbox y las carpetas en las que almacenamos los mensajes definitivamente.

¿Bandejas intermedias? Quizás pueda sonar raro pero en vez de enviar directamente los mensajes procesados a sus respectivas carpetas (proyectos, suscripciones, notificaciones, etc) y terminar acumulándolos sin leer por exceso de trabajo, existe la posibilidad de clasificarlos en base a su prioridad pero sin eliminar el hecho de tener que leerlos para poder almacenarlos en sus carpetas correspondientes.

Este tipo de clasificación es lo que podemos llamar "temperatura" puesto que, en vez de pensar en temáticas concretas, nos centramos en valorar la prioridad o importancia de los mensajes para colocarlos en "urgentes", "prioridad media" o "prioridad baja", es decir, "caliente", "templado" y "frío". Lógicamente, la clasificación por temperatura incluirá una valoración del asunto, el remitente o el contenido del mensaje pero con estos criterios, podremos dividir nuestro inbox en 3 que tienen prioridades asignadas y nos permitirán centrarnos en lo que es urgente y dejar a un lado lo que es secundario o sin importancia.

¿Por dónde empezar?

Si trabajamos con GTD, por ejemplo, usar la clasificación por temperatura encaja, sin duda, muy bien con esta metodología que se basa, precisamente, en bandejas de entrada que tienen prioridades asignadas. Si buscamos, simplemente, vaciar el inbox para realizar lecturas temáticas (seguimiento de todos los mensajes de un proyecto determinado), podremos prescindir de las bandejas intermedias y enviar, directamente, los mensajes a sus destinos finales.

La verdad es que vale la pena dedicar algunos minutos a configurar filtros en nuestros buzones de correo porque nos pueden ayudar a ahorrar tiempo y, en comparación, el tiempo que dediquemos puede convertirse en una inversión que nos permitirá ahorrar mucho más y, sin duda, ayudarnos a que dejemos de ser unos esclavos del correo electrónico.