Al final del día, mucha gente se pregunta qué pasó con todo su tiempo.
Nuevas
herramientas de minería de datos están ayudando a los empleadores a
responder esa pregunta. Desde hace mucho tiempo, se han sospechado las
causas de la sobrecarga —el email y las reuniones— pero nuevas técnicas
que analizan los encabezados de correos electrónicos y los calendarios
en línea están ayudando a los empleadores a detectar exactamente qué
grupos de trabajo se llevan más cantidad del tiempo de los empleados.
El
resultado ha causado algunas sorpresas para los gerentes, dice Joan
Motsinger, vicepresidenta de estrategia de operaciones globales de
Seagate Technology,
STX +0.80%
una empresa de California que estudió cómo sus grupos de
empleados utilizan su tiempo y trabajan juntos. En Seagate, algunos
grupos de trabajo descubrieron que estaban dedicando más de 20 horas a
la semana a reuniones, según un análisis de 7.600 comunicaciones y
actividades de los empleados de Seagate en 2013 realizado por
VoloMetrix, en Seattle. Además, una consultora estaba generando casi
3.700 emails y consumiendo 8.000 horas de trabajo de 228 empleados de
Seagate anualmente.
Desde entonces, Seagate ha reducido las reuniones y disminuido sus interacciones con la consultora que demandaba mucho tiempo.
El
software de VoloMetrix extrae datos de los encabezados de emails y los
calendarios de empleados para mostrar la frecuencia y la manera en que
los grupos interactúan. Elimina información identificadora para que los
empleados solamente reciban datos sumados por grupos o de toda la
empresa, dice el presidente ejecutivo Ryan Fuller.
Pero
los empleados pueden ver “tableros” semanales confidenciales que
muestran la cantidad de tiempo que dedicaron a emails o reuniones.
También pueden recibir informes confidenciales sobre su “carga
organizativa”, que compara la cantidad de reuniones que convocan y de
emails que generan con la de sus colegas.
“Un
pequeño grupo de personas realmente se sale de los límites”, dice
Chantrelle Nielsen, directora de soluciones para el cliente en
VoloMetrix. Al estudiar más de 25 empresas, VoloMetrix ha hallado
ejecutivos que consumen más de 400 horas a la semana del tiempo de sus
colegas, “el equivalente a 10 personas trabajando a tiempo completo
durante una semana solamente para leer el email de un gerente y asistir a
sus reuniones”, apunta.
Efectivamente,
la sobrecarga cae directamente en el calendario de los subalternos. Un
gerente intermedio en un estudio reciente de la consultora Bain &
Co. y VoloMetrix descubrió que estaba dedicando ocho horas a la semana a
reuniones a las que no necesitaba asistir o que no deberían haber sido
convocadas. Tras recibir asesoría de Bain para identificar actividades
que desperdiciaban su tiempo, se percató de que estaba dedicando cuatro
horas a la semana a leer emails innecesarios o responder mensajes que no
requerían una respuesta. El gerente intermedio terminaba con solo 11
horas en su semana laboral (de entre 40 y 48 horas) para trabajar en
tareas centrales.
Los hábitos comunes
que desperdician tiempo incluyen copiar a demasiadas personas en un
email o usar “responder a todos” en exceso. Otro error común es invitar a
demasiada gente a reuniones, anota Michael Mankins, principal autor del
estudio y socio de Bain.
Con el email,
muchos empleados dedican mucho tiempo a escribir respuestas pues temen
que no responder ofenderá a colegas o afectará su trabajo. Sin embargo,
muchos emails no requieren una respuesta, afirma Mankins. Recomienda
reducir lentamente las respuestas enviadas, explicándole a los colegas:
“Te estoy ahorrando tiempo”.
Algunos
empleadores corrigen sus hábitos al ser informados de que les hacen
perder tiempo a otras personas. Otros reducen las reuniones e emails que
causan pérdidas de tiempo al capacitar y requerir que sus empleados que
usen aplicaciones de gestión de proyecto, que normalmente almacenan
archivos de proyectos en un solo lugar en línea donde todos los
empleados involucrados pueden verlos, actualizarlos y hacer comentarios.
Esto reduce la necesidad de emails o reuniones.
Bob
Moore, director de ingeniería de software en InterMetro Industries,
dice que el tiempo que los empleados dedican al email y las reuniones ha
caído marcadamente desde que su grupo empezó a usar una aplicación de
gestión de proyecto llamada AtTask. Otras aplicaciones de gestión de
proyecto incluyen a Daptiv, BaseCamp y Clarity.
Moore
entrena a los empleados que sean conscientes de sus hábitos que
desperdician el tiempo. Cuando visitó una reunión semanal de dos horas
que un gerente organizaba con entre 12 y 15 empleados, notó que 80% de
los participantes estaban haciendo otras cosas en sus teléfonos. “Era
sumamente ineficiente”, expresa Moore. Más tarde, le dijo al líder de la
reunión, “Tienes que determinar si realmente tienen que estar allí”.
Moore
también ayuda a los empleados a limitar los emails. “No es inusual ver a
gente que son vecinos de asiento enviándose emails entre sí y copiando a
la mitad de la empresa”, apunta Moore. Recomienda que hablen cara a
cara.
Esos emails con copia irritantes
—que a menudo generan un tsunami de respuestas de “responder a todos”—
son grandes desperdiciadores de tiempo. Los remitentes deberían evitar
el uso de listas de distribución masivas en la medida posible. Seagate
les aconseja a los empleados que omitan destinatarios que no necesitan
ver un email. “No hay necesidad de espectadores”, expresa Motsinger.
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